Avgjørelser som påvirker mobiliteten under pandemien

Før COVID-19 var det allerede et omfattende sett av hensyn knyttet til å hente ansatte hjem, fra administrasjon av utgifter og støtte til unngåelse av omvendt kultursjokk og utmattelse. Legg til en pandemi i miksen, og problemet i dag blitt enda mer komplisert – noe som krever raske, men informerte beslutninger om når og hvordan man skal hente hjem ansatte og feilsøke de medfølgende effektene på oppdragsbaner og bedriftsmål. Hvilke hensyn til hjemhenting er det som er spesifikke for dagens verdensbegivenheter? Hva er de logistiske utfordringene? Nedenfor vil vi ta for oss noen svar på disse spørsmålene.

Hensyn til hjemhenting som er spesifikke for COVID-19-pandemien

Før COVID-19 oppmuntret beste praktis bedrifter til å fastsette resultatforventninger for både ansatte og deres oppdrag før hver flytting eller oppgave startet.  Ville den ansatte gå tilbake til den samme stillingen han / hun hadde før et gitt oppdrag? Ville det være rom for en forfremmelse, en overføring til et annet sted, eller ikke noe bestemt neste skritt i det hele tatt når selskapets mål for en flytting ble oppnådd? Hvordan ble disse målene definert, og hvordan ville deres suksess bli målt? Ved å definere hva som var forventet ved avslutningen av et oppdrag før det til og med startet, kunne selskapet håndtere forventninger og talent og planlegge for fremtiden.

Uansett hvor nøye planlagte oppdragene eller flyttingene var, har COVID-19 forstyrret forventningene. Bør en organisasjon hente hjem sine ansatte permanent, sørge for at de kan jobbe hjemmefra på vertsstedet til pandemien er slått tilbake, eller sende dem til et midlertidig sted? Når en ansatt blir flyttet fra vertslokasjonen, kan det ha betydelige konsekvenser for fremgangen til det tiltenkte oppdraget som påvirker både selskapet og den ansatte. De økonomiske og administrative konsekvensene er like store.

Kostnadseffekter og forretningsbehov

For ansatte som har blitt værende, tar mange organisasjoner selv noen eller alle kostnadene knyttet til ansattes sikkerhet på kontoret og / eller den nødvendige teknologien for å støtte mer produktivt arbeid hjemmefra. For de som blir sendt hjem, er det ofte to tilnærminger som tas:

Hvis midlertidig, kan hjemsending resultere i doble husholdskostnader, administrative og økonomiske byrder forbundet med utvidet midlertidig bolig, og skattekonsekvenser for både den ansatte og virksomheten. Ansatte med barn kan også måtte betale skolepenge-utgifter både hjemme og på utstasjoneringslokasjonen, ettersom mange skoler vil kreve betaling av disse avgiftene, selv om elevene ikke er til stede.

Permanent hjemhenting ville ha færre risikoer for dupliserte avgifter, men medføre ulemper ved gebyrer forbundet med å bryte leieavtaler og skolekontrakter. Det kan også være skatteutfordringer og komplikasjoner rundt å skaffe bolig, ansattes sikkerhet og revurdering av hvordan forretningsmål vil bli oppfylt.

Ansattes sikkerhet

Ansattes velvære bør alltid være i tankene under enhver flytting eller hjemhenting, men dette gjelder spesielt under pandemien. Geopolitiske forhold må også vurderes, for eksempel de som utfolder seg i Hong Kong eller i Storbritannia på grunn av Brexit.  

For å støtte de ansattes sikkerhet på deres nye steder eller når de er i overgang, bør interessenter huske å ta hensyn til flere faktorer når de sender hjem ansatte eller flytter dem til et midlertidig sted, inkludert:

• Avstanden for turen, reise gjennom utsatte områder og / eller stenging av flyplassen, hvorav noen kan påvirke arbeidstakerens mulighet til å reise
• Om medarbeiderens medisinske dekning er gyldig i landet den ansatte reiser til; Hvis det ikke er det, må man finne ut hvor enkelt eller vanskelig det er å oppnå ny dekning på destinasjonen
• Tilgang til medisinske fasiliteter og / eller varer og tjenester av høy kvalitet som vil være nødvendige for den ansattes velvære
• Uventede komplikasjoner, risikoer, karantene eller forsinkelser som kan oppstå hvis den ansatte blir utsatt for COVID-19 på en flyplass, under en flytur osv.
• Medisinske problemer knyttet til den ansatte og / eller tilhørende familiemedlemmer som enten kan indikere et øyeblikkelig behov for å returnere til hjemlandet eller forhindre det

Å hente hjem eller ikke hente hjem?

Avhengig av omstendighetene rundt hvert scenario (stillingsnivå, grunnen for den første flyttingen, kombinasjoner fra opprinnelses- og vertsland) vil det være fordeler og ulemper ved hjemhenting versus å bli værene på stedet, så det vil være viktig å undersøke hver ansatts omstendigheter fra sak til sak når det er mulig. Som med alle større begivenheter som påvirker de mobile ansatte i et selskap, bør det første trinnet før du tar noen beslutning være å engasjere de aktuelle ansatte for å fastslå deres bekymringer og behov, snarere enn at selskapet gjør antagelser om dem. Et selskap som for eksempel forventer en massevandring av ansatte, kan bli overrasket over at svært få faktisk ønsker å reise hjem, eller at det er et avvik i tidspunktet for etterspurte avganger. Karantene, produktivitet og relaterte utgifter – på vertsstedet, opprinnelse-stedet eller det midlertidige stedet – bør også være en vurdering, og det bør også potensialet for å spre virus og / eller ansattes sårbarhet på hvert gjeldende sted. Noen av disse faktorene vil være utenfor selskapets eller ansattes kontroll, og at manglende evne til å kontrollere visse faktorer bør vurderes i beslutningsprosessen.

Regjeringsstyrt hjemsending

Mange land har gitt råd til midlertidige innbyggere fra andre land om å returnere til hjemstedet eller hjemlandet hvis reiser tillater det. Siden mange også har advart om at deres evne til å yte konsulær støtte til utenlandske borgere kan være begrenset, har mange ansatte funnet at de må returnere til sine land der de har statsborgerskap.

Når hjemsendelse er et valg

Når hjemsendelse et valg, bør risikoen forbundet med å forbli på vertsstedet alltid sammenlignes med enhver risiko for hjemsending eller en midlertidig forflytning. Rådføring med medisinske fagpersoner, skatteeksperter og immigrasjonseksperter kan være nyttig for dette formål. Når sikkerhetshensyn er identifisert og respektert, bør andre hensyn omfatte:

Årsaken bak den første utstasjoneringen eller flyttingen

Beslutningstakere vil kanskje beholde ansatte i vertslandet for å møte et bestemt forretningsbehov eller etterfølgerplanlegging, men sende hjem de som er flyttet for personlig utvikling.

Avbruddssikkerhet

Hvis organisasjonen bestemmer seg for å hente hjem en bestemt ansatt:

• Vil han / hun være i stand til å oppnå bedriftsmål fra et annet land, eller må lokalt talent hentes som erstatning?
• Hvis en det gjelder en lederstilling, vil hjemreise av den ansatte føre til nedleggelse av virksomheten (permanent eller midlertidig) som vil påvirke virksomhetens produktivitet eller arbeidsplassene til lokale ansatte?

Logistiske utfordringer

En rekke praktiske ting bør vurderes, inkludert:

• Reiseforhold: Stenging av flyplasser, begrensede flyreiser og kjæledyr / tollbegrensninger kan resultere i mangel på direkte flytilgjengelighet, behovet for omfattende bakketransport, utvidet dyrepleie i vertslandet osv.
• Bemyndiget karantenetid og testing: Hvis hjemvendte vil bli pålagt å gjennomgå testing og / eller en periode med karantene eller isolasjon, og tiden ikke blir brukt i et statlig karanteneanlegg:
  • Hvem vil være ansvarlig for de tilknyttede kostnadene hvis det er nødvendig med midlertidig innkvartering eller dedikerte karantenested?
  • Hvem vil dekke merkostnader knyttet til testing eller medisinske utgifter hvis ansatte blir innlagt på sykehuset?
  • Vil arbeidstakeren få betalt for denne tiden, eller vil han / hun bli pålagt å bruke årlig ferietid/permisjon, medisinsk permisjon eller ulønnet permisjon hvis selskapets retningslinjer ikke tillater å arbeide hjemmefra i denne spesielle stillingen?

  En måte å finne svarene på disse spørsmålene er å plassere ansvaret (eller den viktigste delen av det) på den parten som ba om hjemsending: den ansatte eller organisasjonen.   

• Lønnsjusteringer: Avhengig av lengden eller varigheten av hjemhentingen og / eller den ansattes ansvarsnivå i organisasjonen, kan det hende at det må gjøres fradrag eller justeringer i lys av levekostnader (COLA) eller sted for å sikre at den ansattes kjøpekraft vedlikeholdes. Eventuelt må forventningene styres.

Barns utdanning

Mange skoler har implementert alternativer for fjernundervisning for å tillate videreutdanning under pandemien. Hvis imidlertid den hjemvendte medarbeiderens hjemland befinner seg flere tidssoner unna, kan dette ha en negativ innvirkning på eller fullstendig ta bort elevens mulighet til å delta i undervisningen og samhandle med sine medelever. Hvis det er behov for alternative skoletilbid bør tilgjengeligheten undersøkes, da den kan være begrenset. Å tilpasse seg forskjeller i læreplanen kan være belastende for barn, sammen med de brå endringene som har skjedd. Bedrifter vil ha nytte av å bruke sin mobilitetspartners tjenester for pedagogisk rådgivning / skolesøk for å eliminere noe av stresset rundt disse spørsmålene og bekymringene.

Familiens kjæledyr

Siden begrensninger og retningslinjer svinger når det gjelder transport av dyr, har midlertidig kjæledyrpleie og gjenforening av familier med kjæledyr blitt en utfordring. Mange ansatte klarer ikke å ta med seg kjæledyret sitt under hjemsending av en rekke årsaker: dyr kan ikke transporteres i varmere måneder, når flyets bagasjeoppbevaringssteder også er for varme; fly som ofte er begrenset i antall kan være for overfylt til å ta med kjæledyr i sammen med passasjerer; noen flyplasser aksepterer ikke dyr i det hele tatt, noe som resulterer i et behov for kjæledyr som skal flys til en flyplass som ligger langt fra den ansattes destinasjon og ytterligere resulterer i behovet for å arrangere transport på bakken eller fri fra jobben for at den ansatte skal hente ut dyret selv. Inntil et dyr kan plasseres på et fly, vil det være behov for midlertidig pleie mot ekstra kostnader hvis en nabo eller kollega ikke er tilgjengelig for å ta ansvaret.

Skatteplikt

Enten en hjemsendt arbeidstaker fortsetter å jobbe i en kapasitet for vertslandet eller flytter fokuset til å jobbe utelukkende for hjemlandet, kan det oppstå komplikasjoner knyttet til skatteplikt. Scenarier kan omfatte:

• Hvis arbeidstakeren returnerer til hjemlandet i lengre tid, noe som kan omklassifisere arbeidstakeren som hjemmehørende på hjemstedet for inntektsskatt
• I noen tilfeller vil skattekrav gjelde både hjemlandet og vertslandet
• Hvis en ansatt bor i hjemlandet, men utfører arbeid for vertsenheten, kan dette føre til komplikasjoner knyttet til selskapets skatteplikt (selskaper bør samarbeide med sine skattepartnere / rådgivere for veiledning om skattesaker og etterlevelse som en del av deres beslutningsprosess om hjemhenting)

Tidslinjer

Hensynet til hvor den ansatte befinner seg på tidslinjen for oppdraget, kan være med på å avgjøre om den ansatte skal sendes hjem – eller når. Spørsmål å vurdere inkluderer:

• Er sluttdatoen for den første oppgaven i nær fremtid?
• Er målene oppnådd på forhånd?
• Hvilke skritt kan gjøres for å sikre at den ansatte blir værende til den tiltenkte sluttdatoen, hvis fullføringen av oppdraget nødvendigvis vil holde den ansatte i vertslandet forbi datoen for eventuelle reiseforbud på opprinnelsesland eller på grunn av pandemiens andre bølge?
  • Hvordan ville skatteplikt og / eller etterlevelse av immigrasjonsvilkår bli påvirket av ovennevnte?

Å ta en avgjørelse – En sak om gangen

Siden scenarier vil variere, er det dessverre ikke noe enkelt svar på spørsmålet om en ansatt skal sendes hjem eller ikke.  Til syvende og sist vil avgjørelsen for hver ansatt variere basert på en rekke faktorer, inkludert helse og sikkerhet for hver ansatt og tilhørende familie, bedriftens behov og mål, og statlige begrensninger og krav.

I tilfeller der ansatte er sendt hjem, bør selskapets interessenter alltid huske at hjemsendinger seg selv kan være en utfordring for ansatte og deres familier, spesielt hvis de har tilbrakt mye tid i vertslandet. Støtte vil være nødvendig med tanke på å finne et bosted, COVID-19-relaterte karantene, omvendt kultursjokk og / eller komplikasjoner som kan oppstå som et resultat av å dra med barna i midten av skoleåret – eller hvordan de skal ta seg av kjæledyr som ikke klarte å reise eller flytte med familien. Disse problemene kan være ytterligere kompliserte når de forsterkes av endringer i politiske, sosiale eller økonomiske holdninger som de vi for øyeblikket ser på steder rundt om i verden. Grundig kommunikasjon angående forventninger, behov og nivåer av støtte, og de neste trinnene vil være nøkkelen til å opprettholde organisasjonens rykte, selskapets mål og ansattes sikkerhet gjennom prosessen. De mange faktorene, risikoen, kostnadene og alternativene krever nøye vurdering. Organisasjoner bør henvende seg til sitt globale relocation-selskap for analytisk støtte, innspill til beste praksis og hvordan andre organisasjoner håndterer aktuelle utfordringer, og for å gi logistikkstøtte på stedet når ansatte hentes hjem under COVID-19-pandemien.       

For mer informasjon om hvordan SIRVA kan støtte din organisasjons mobilitetsbehov, under og etter pandemien, kan du kontakte oss på concierge@sirva.com.