Forstå amerikansk skattepliktbistand for ansatte som flytter

Skattepliktassistanse, referert til som oppgrossing, er ofte den største utgiften et selskap kan pådra seg, etterfulgt av boligsalg og innbo. Oppgrossing kan best beskrives som en estimert skatterefusjon, betalt av arbeidsgiveren på vegne av en mottaker, for å dekke en mottakers tilleggsskatteplikt som er pådratt som et resultat av flytting innenfor USA.

Fordi de fleste relocation-kostnader må legges til en mottakers rapporterte inntekt og er gjenstand for skattetrekk, kan en mottakers skatteplikt øke hvis organisasjonen refunderer eller betaler disse kostnadene på mottakerens vegne. Oppgrossing hjelper til med å kompensere for denne ekstra skatteplikten. Selv om det ikke er noen lov som krever at et selskap gir bruttofordeler til ansatte som flytter, inkluderer nesten alle SIRVAs kunder skattepliktassistanse i deres relocation-policy. Dette kan beregnes av selskapet eller gjennom det valgte relocation management-selskapet (RMC). Beløpet i oppgrosset skatt vil bli overført av virksomheten, direkte til det aktuelle inntektsbyrået og rapportert som tilbakeholdt skatt på den ansattes W-2 (Lønns- og trekkoppgave).

Når et selskap har bestemt utgiftene som skal ytes i skattehjelp, må det tas en beslutning om hvordan selskapet skal grosse opp denne utgiften: som engangsbeløp eller flere betalinger, ofte referert til som skatt-på-skatt («tax-on-tax-»). Skatt-på-skatt-metoden brukes oftest, fordi når et selskap tilbyr en oppgrossingsfordel, betaler selskapet skatteplikten til den som flytter, og betaling av skatten i seg selv skaper ytterligere skattepliktig inntekt, som deretter er underlagt inntektsskatt.

Å utføre oppgrossing: Internt kontra gjennom et RMC

Tabellen nedenfor fremhever en rekke faktorer som må tas i betraktning når du velger leverandør for outsourcing av utgifter og oppvekst av utvikling av retningslinjer og administrasjon.

Kriterier for valg av utgifts- og oppgrossingsrådgiver

Det er en veldig viktig beslutning å bestemme hvem som skal analysere et selskaps oppgrossingmetodikk. Uansett om et selskap opprettholder denne funksjonen innad i organisasjonen eller bestemmer seg for å tjenesteutsette den til en tredjepart / RMC, er det viktig å erkjenne kompleksiteten i oppgrossing og se etter enkeltpersoner eller en leverandør med erfaring og ferdigheter til å presentere en strategisk visjon for overordnet flyttemetode. Selv om de tekniske ferdighetene foreligger internt, kan det hende at disse personene ikke alltid har den tiden og bredde av erfaring som kreves for å gjennomføre en grundig gjennomgang.

Skattehjelpsmetoder (oppgrossing)

De primære oppgrossingsmetodene inkluderer:

Supplerende metode:

Selskaper som bruker den supplerende metoden, som er den mest brukte tilnærmingen, beregner den overflyttedes samlede skattebeløp ved å bruke Skatteetatens skattetrekktabell. Dette alternativet tar ikke hensyn til utfasingen av fradrag, unntak og barnekreditt.

Marginmetode:

Bedrifter som bruker marginmetoden, beregner den estimerte skattepliktige inntekten til den som flytter før eller etter mottak av refusjon for flyttekostnad. Selskapet sammenligner deretter den estimerte skattepliktige inntekten med Skatteetatens skattetabeller. Skattetabellen brukes deretter til å bestemme skattehjelpsbeløpet for den aktuelle kostnaden. Skattesatsen vil ikke endre seg etter utgiften og blandes derfor ikke.

Lovbasert eller selvangivelsesmetode:

Bedrifter som bruker lovbasert eller selvangivelsesmetoden beregner hva den overflyttedes selvangivelse ville være både før og etter å ha mottatt refusjonen. Forskjellen mellom de to beregningene er oppgrossingsbeløpet. Denne metoden vil resultere i en blandet skattesats og tar hensyn til utfasingen av fradrag, fritak og familiegodskriving.

Fastsatsmetode:

Bedrifter som bruker fastsatsmetoden, bestemmer en fast prosentandel som skal brukes i beregningen av skattehjelpen. Dette alternativet tar ikke hensyn til utfasingen av fradrag, unntak eller familiegodskriving.

Oppgrossingstilnærminger som brukes av SIRVA-klienter

Når du velger en metode, bør beslutningstakere vurdere følgende:

• Årlig lønn
• Skatt-på-skatt oppgrossing
• Den ansattes innleveringsstatus
• Håndtering av trekk for trygdeavgift
• Lokale skatteforpliktelser
• Hvilke skattemyndigheter som skal inkluderes i oppgrossingsberegningen
• Bonuser, insentiver og annen inntekt som skal inkluderes
• Inntekt som overstiger den overflyttedes lønn (f.eks. ektefellens inntekt)
• Om en overflyttende ansatt spesifiserer sine fradragsposter eller krever standardfradrag

Hvilke fordeler er typisk gjenstand for oppgrossing?

De fleste fordeler ved flytting blir vanligvis oppgrosset med mindre de er skattefrie eller ikke rapporteringspliktige (f.eks. boligsalg gjennom et relocation-byrå, lån uten overføringskostnad gjennom SIRVA, SIRVA Mortgage eller fradragsberettiget, enkelte doble husholdningsutgifter).

Følgende flyttefordeler kan oppgrosses eller ikke, avhengig av selskapets preferanser.  I henhold til statistikk over retningslinjer har SIRVA-klienter demonstrert følgende trender fra og med 2021:

Grosses normalt opp

• Tap ved salg-assistanse: 91 % grosser opp denne utgiften.
• Diverse godtgjørelser: 61 % grosser opp denne utgiften. Tidligere unnlot de fleste organisasjonene å grosse opp denne utgiften, selv om det viste seg at de ansatte ofte noterte beløpet som ville bli gitt dem og ikke var klar over at det ville beregnes skatt av den. Mange av disse personene ble frustrerte da beløpet de faktisk mottok, var lavere enn forventet. Som et resultat blir skattehjelp nå oftest gitt.
• Engangsgodtgjørelser:
  • Hvis engangsgodtgjørelser er innenfor retningslinjene for flytting, vil 85 % grosse opp denne utgiften.
  • Hvis engangsbeløpet er ment å hjelpe til med alle flytteutgiftene, vil 86 % grosse opp denne utgiften.

Grosses normalt ikke opp

• Høykostnadsstøtte (godtgjørelse for levekostnader, boligkostnader osv.): 83 % grosser ikke opp denne utgiften.
• Insentiv / bonus for boligsalg: 96 % grosser ikke opp denne utgiften.

Skattekorrigeringer

Skattekorrigeringer ved årets slutt er skattejusteringer for flytting som foretas på slutten av et selskaps inntektsår. Disse justeringene er forskjellen mellom den skatten som er trukket gjennom året og de skattene som skulle vært trukket basert på eventuelle endringer i lønn, FICA-lønn, innsendingsstatus og flyttingen som helhet.

Prosent av SIRVA-klienter som gjennomfører skattekorrigeringer ved årets slutt

Prosedyrer ved årets slutt

Planlegging av lønningsprosedyrer ved årsskiftet og opprettelsen av en tidslinje ved årsskiftet skal starte relativt tidlig i året og senest i september. Dette gir et selskap tilstrekkelig tid til å fordele ressurser og kommunisere med de flyttende medarbeiderne i tide. Denne tidslinjen ved årsskiftet er bygget slik at alle parter er klar over årssluttavskjæringen, at de får tilstrekkelig tid til å gjennomgå oppgrossingspolitikken som er etablert, og at lønnsinformasjonen skal inkluderes i inneværende skatteår.  Noen av handlingselementene som bør vurderes og / eller innlemmes i tidslinjen inkluderer:

• Etablere utløpsdato for utgiftene ved utgangen av året
• Forstå betydningen av utløpsdatoen for utgiftene ved utgangen av året
• Bestemme når du skal formidle informasjon til ansatte som flytter, i forhold til årsregnskapsprosedyrene som vil beskrive virkningen av årsavslutningen
• Fastsette når du skal sende listen over utstasjonerte medarbeidere som blir betjent av lønningsavdelingen
• Fastslå når lønningsavdelingen trenger skattekorrigeringer eller endelige lønningstall
• Bestemme når en avstemming skal utføres for å sikre at alle systemer er i balanse før året avsluttes
• Bestemme hvem som skal sende ut årsavslutningspakken som oppsummerer inntektsårets aktivitet for ansatte som flytter – og når

Disse handlingselementene vil variere noe når du arbeider med en leverandør av flyttetjenester. Når du oppretter tidslinjen, er det viktig å ta hensyn til tidsbegrensningene og kravene som påvirker både den ansatte som flytter og personalavdelingen og lønnsavdelingen Personalavdelingen og leverandøren av relocation-tjenester bør samarbeide med lønnsavdelingen for å overføre all aktuell informasjon og for å betjene den kollektive klienten — den flyttende ansatte.

Etter lønnsavregningen ved årets slutt, bør den ansatte som flytter motta en omplasseringsskatterapport (RTR), som erstatter amerikansk skatteskjema 4782 og viser et sammendrag av utgifter til flytting for skatteåret sammen med annen dokumentasjon som vil hjelpe den ansatte som flytter og/eller ansattes skatteforberedelse ved innlevering av selvangivelse.

Konklusjon

I tillegg til regelmessige gjennomganger, er det engangshendelser som kan gjøre det nødvendig å revurdere en flyttefordel. For eksempel førte covid-19 til at USAs regjering erklærte en nasjonal nødsituasjon, og implementerte bestemmelsene i skattelovens § 139. Denne paragrafen, som gjelder katastrofehjelpsbetalinger, gir bestemmelser om en rekke skattefrie avlastningsfordeler for arbeidstakere som arbeidsgivere bør være oppmerksomme på, herunder hvordan ansattes flytting og avlastningsfordeler skal klassifiseres og skattlegges.

Årlig evaluering av oppgrossingsmetodikken er avgjørende for suksessen til selskapets retningslinjer for flytting og rekrutteringsresultater. Det er ikke bare én riktig oppgrossingsmetodikk; Det kan imidlertid være at en metodikk er mer hensiktsmessig for et bestemt selskap på et gitt tidspunkt. Et selskap må forstå hensikten med retningslinjene for flytting og deretter justere funksjonen for oppgrossing av skatt med de generelle retningslinjene for flytting.

SIRVA Relocation bistår selskaper med skattemessige oppgrossingsforespørsler gjennom ett eller flere av følgende:

1. Direktør, Global Account Management: Direktøren kan bistå med anbefalinger til oppgrossing eller kan gi selskapet råd om at informasjon kan fås fra andre kilder.
2. Rådgivningstjenester: Som en del av dette tilbudet utfører SIRVA beste praksis benchmarking for å sikre at en klients retningslinjer for flytting både er på linje med beste praksis og konkurransedyktig med andre.
3. Finansavdeling: SIRVA Finance kan hjelpe et selskap med å bestemme hvilken metode som fungerer best for virksomheten, og tvinger ikke en organisasjon til en generell oppgrossingsformel eller metodikk. SIRVAs system er fleksibelt nok til å håndtere en klients foretrukne metode uten problemer og gir våre kunder, ansatte som flytter og lønnsavdelinger de riktige rapportene i tide.
4. Flyttekonsulenter: SIRVAs flyttekonsulenter kan hjelpe ansatte som flytter med å forstå retningslinjene for utgifter, slik at de vet hvordan, når og hvor de skal søke refusjon.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan SIRVA kan hjelpe organisasjonen med praksisen gross-up, kan du kontakte oss på concierge@sirva.com.

MERK: Verken denne artikkelen eller stillingtaken eller uttalelser som avgis heri kan på noen som helst måte danne grunnlag for at noen klient eller annen person eller enhet baserer seg på dette for å fremsette et krav mot SIRVA for feilaktig fremstilling.  Denne artikkelen er kun til informasjonsformål basert på SIRVAs erfaring i bransjen og representerer ikke skattemessig eller juridisk rådgivning fra SIRVA og kan ikke baseres på som sådan. SIRVA gir ikke og har ikke gitt garantier om skattemessige eller juridiske forhold rundt skatteplikt-bistandsprogrammet og tjenestene som skal ytes derunder, og SIRVA skal ikke holdes ansvarlig for noe skatteansvar eller juridisk ansvar for noen arbeidsgiver eller dennes ansatte som flytter. I tillegg, etter hvert som programelementene endres fra klient til klient, kan informasjonen i dette tillegg endres. Hver klient må gjøre sine egne bestemmelser angående skatt og juridiske bestemmelser basert på deres spesielle omstendigheter.

 Bidragsytere

• Kristy Marconett, Director, Relocation Tax Services
• Jill McDonald, Director, Global Advisory Services