Commercial Moving Guide: So planen Sie Ihren großen Umzug

Der Umzug eines Büros beinhaltet so viel mehr als das nur den Umzug von Gegenständen von A nach B.. Neben Reorganisation, Grundrissplänen, Budget, Mitarbeitererfahrung und Anpassungszeiträumen sind auch Einarbeitungszeiträume zu berücksichtigen. Auch wenn sich der Umzug am Ende lohnt, kann sich selbst der bestorganisierteste Projektmanager und die optimistischste Führung mitten im Geschehen überfordert fühlen. In den kommenden Wochen geben wir Tipps für jede Phase eines Unternehmensumzugs – wie Planung, Vorbereitung, Packen und Auspacken – mit denen Sie weniger Störungen und Unruhe im Büro verursachen und schneller wieder den Betrieb aufnehmen können. 

Unabhängig von ihrer Komplexität oder ihrem Bestimmungsort beginnen alle gewerblichen Umzüge mit der wichtigen Planungsphase. Hilfreiche Tipps für diese Phase des Prozesses finden Sie weiter unten.  

6-12 Monate vor dem Umzug: Planung

1. Ein Budget – und den Vorgang festlegen: Es ist nicht nur sinnvoll zu bestimmen, wie viel Ihr Unternehmen für einen Umzug ausgeben muss, sondern auch, wie alle umzugsbezogenen Einkäufe abgewickelt werden: wie sie bezahlt werden, wie sie verbucht werden und wer für ihre Zustimmung und die Verträge verantwortlich ist.

2. Zentralisieren und organisieren: Wenn Sie alle Ihre Notizen, Verträge, Dokumente, Aufgabenlisten und sonstigen umzugsrelevanten Gegenstände an einem Ort aufbewahren, sparen Sie sich enorm viel Zeit und Nerven. 

3. Koordination mit den Managern zur Festlegung logistischer und umzugsbezogener Workflow-Strategien: Zusätzlich zur Festlegung, was von Punkt A nach Punkt B gebracht werden muss, können die Manager beurteilen, welche Ausstattung und Gegenstände mitgenommen werden müssen, was entsorgt werden kann und welche neuen Einrichtungsgegenstände je nach Größe und Lage des neuen Objekts benötigt werden. Sie sind auch dafür verantwortlich, dass umfassende Arbeitspläne erstellt und während des gesamten Umzugsprozesses befolgt werden. Ein Umzug kann stressig sein, doch Fristen müssen immer noch eingehalten werden. Manager müssen mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, um sicherzustellen, dass auf diesem Weg ein produktives Gleichgewicht aufrechterhalten wird. 

4. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Umzug: Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihre Mitarbeiter Ihr größtes Kapital sind. Wenn Sie die Beweggründe für Ihren Umzug angeben, fühlen sich die Mitarbeiter informiert und geschätzt. Wenn Sie sicherstellen, dass sie vollständig vorbereitet sind, wird der Umzug reibungslos verlaufen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alles wissen, was sie wissen müssen.  

5. Erstellen Sie eine Zusammenfassung und stellen Sie Checklisten für Mitarbeiter bereit: Diese Checklisten können wichtige Meilensteine und die damit verbundenen Fristen, den neuen Bürostandort, Grundrisse und die voraussichtlichen Umzugsinformationen enthalten, die sie während des Umzugsprozesses erhalten.
 
6. Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern: Egal, ob Sie regelmäßig geplante E-Mails, Newsletter oder Sitzungen nutzen: Sie sollten in Ihrer Kommunikation so detailliert wie möglich sein und Feedback einholen. Mitarbeiter-Follow-up-Fragen können auch auf verpasste Punkte aufmerksam machen, z.B. Probleme aufgrund von Änderungen am Grundriss, dem Ersetzen oder Aufrüsten von Geräten, Änderungen aufgrund eines offen gestaltenen Grundrisses oder Einzelbüros usw. Wenn Sie jemanden mit der Kommunikation beauftragen, falls Sie noch kein internes Kommunikationsteam haben, bleibt die Nachrichtenübermittlung klar und konsistent. 

7. Erstellen Sie ein Umzugskomitee: Ein Umzugskomitee ist eine hervorragende Möglichkeit, sicherzustellen, dass Meilensteine erreicht werden und eine offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften aufrecht erhalten wird. Durch die Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse für das Komitee erhalten die Mitarbeiter außerdem eine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen und Bedenken während des gesamten Umzugsprozesses. 
 
Unabhängig davon, ob Sie mit einem kleinen Büro innerhalb der gleichen Stadt umziehen oder Ihre Unternehmenszentrale global verlgen, ist die Planung der Schlüssel für einen reibungslosen Übergang. Bei ordnungsgemäßer Implementierung bietet die Planungsphase eine solide Grundlage, auf der die Zusammenarbeit aller Beteiligten gefördert und die Prozesse festgelegt werden, die für einen erfolgreichen Umzug erforderlich sind.  

Seien Sie gespannt auf den nächsten Blogbeitrag der Commercial Move Guide-Reihe, dem Abschnitt “Vorbereitung Ihres großen Umzugs.” Dort decken wir alles ab, was Sie während der entscheidenden Vorbereitungsphase Ihres Umzugs wissen müssen, von Tipps zur Auftragstellung von Anbietern bis zur Einschätzung, wen und was Sie während der gesamten Implementierung benötigen. 

Für Informationen zu den zahlreichen Möglichkeiten, mit denen SIRVA Commercial Moving Services Ihren bevorstehenden Umzug für Sie managen kann, könne Sie uns jederzeit kontaktieren. Von der Planung und dem Packen bis zum eigentlichen Umzug bieten wir eine Vielzahl von Dienstleistungen für den Umzug von Arbeitsplätzen, Büros und Einrichtungen, der Modernisierung von Einzelhandelsläden und eine Reihe verschiedener Dienstleistungen an. Bitte kontaktieren Sie uns unter commercialmoving@sirva.com kontaktieren oder besuchen Sie Commerical Moving Page um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihren gewerblichen Umzug umsetzen, Stress minimieren und Ihren Betrieb schnell und effizient wieder zum Laufen bringen können.