Viagem de negócios estendida: Riscos e recompensas

Quando as empresas trabalham para alinhar suas políticas de realocação com as metas de mobilidade e os objetivos corporativos, flexibilidade e gestão de custos normalmente são prioridade, além do desejo de proporcionar uma experiência consistente ao colaborador para uma população mais ampla. Na busca por alternativas para as transferências tradicionais de mobilidade de longo prazo e ao mesmo tempo gerenciando o investimento e considerando as preferências organizacionais e dos colaboradores, a viagem de negócios estendida (Extended Business Travel, EBT) desponta na liderança. Em resposta à pesquisa de opinião anual de mobilidade de 2018 da SIRVA, 44% dos entrevistados afirmaram que esperavam um aumento no uso de programas de EBT nos próximos um a três anos. Surpreendentemente, menos de um ano após publicar nosso relatório anual de mobilidade de 2018, uma pesquisa de opinião sobre clima organizacional de 2019 da SIRVArevelou que o número aumentou para 53%. Este salto sugere a importância de analisar a EBT e seu impacto sobre os programas de mobilidade e a administração de forma mais detalhada.    

As pessoas em viagens de negócios estendidas normalmente são definidas como colaboradores que não são realocados, mas viajam para destinos nacionais e/ou internacionais com frequência (ou por períodos estendidos) para fazer negócios. As pessoas em viagens de negócios estendidas não incorrem nas despesas de disposição residencial ou nos serviços de estabelecimento associados a outros tipos de transferências, o que pode tornar a EBT atraente para empresas que buscam gerenciar os custos do programa. No entanto, há vários riscos em potencial associados a esses arranjos de mobilidade dos quais as organizações devem estar cientes. Desenvolver uma estratégia para gerenciar cada um será crucial para seu sucesso.   

Conformidade fiscal

Dependendo dos locais de origem e de destino, e da situação do viajante envolvido, uma série de requisitos de conformidade, tanto no âmbito pessoal quanto no âmbito fiscal corporativo, devem ser considerados ao utilizar a EBT. Os colaboradores podem estar sujeitos a impostos de renda adicionais e impostos sociais. As empresas podem estar sujeitas a requisitos fiscais corporativos em decorrência do trabalho de um colaborador em um local específico.  Penalidades e juros significativos podem ser incorridos se os requisitos de conformidade não forem cumpridos, gerando a necessidade de acompanhamento meticuloso da atividade. Simplificando, a falta de acompanhamento adequado faz com que as empresas corram o risco de perder as economias que as partes interessadas esperavam obter ao utilizar a EBT. Recomenda-se utilizar o conhecimento de um especialista em tributação para aumentar preventivamente a conscientização sobre esses riscos e garantir conformidade.

Outras considerações também devem ser levadas em conta em relação às diversas diretrizes dos países quanto à EBT e às complexidades envolvidas em seu monitoramento. Por exemplo, alguns países podem considerar que uma empresa se estabeleceu permanentemente em sua localidade se tiver uma ou mais pessoas em viagem de negócios estendida que façam negócios lá, mesmo que essa empresa não tenha escritório físico na região. Nesses casos, um único viajante a negócios poderia desencadear requisitos de declaração de imposto de renda corporativo e passivos fiscais.

Acompanhar o número de visitas de cada viajante a um país específico, a duração de cada visita, o período em que as visitas ocorreram, a remuneração paga e o escopo do trabalho realizado pelo colaborador é necessário para aferir onde cada viajante a negócios se enquadra nas leis de conformidade de um país.

Conformidade de imigração

O panorama geopolítico atual está mudando rapidamente. Como consequência, nunca foi tão importante estar a par dos requisitos de imigração que são igualmente imprevisíveis, incluindo as permissões e os vistos de entrada e de trabalho que podem ser exigidos para que as pessoas em viagens de negócios estendidas atuem em outros países. As empresas devem buscar a orientação de um especialista em imigração para minimizar ou eliminar possíveis multas e penalidades em virtude de não conformidade. Elas também devem estar cientes de que os sistemas de comunicação entre as jurisdições foram intensificados e tornados mais imediatos, devido aos avanços tecnológicos. Os gerentes de mobilidade devem, portanto, ter uma visão consistente, em tempo real, dos colaboradores que estão viajando, onde estão localizados, por quanto tempo, os motivos da sua viagem de negócios e a natureza do trabalho que está sendo realizado se esperam gerenciar adequadamente as permissões e os riscos de conformidade de imigração.

Assumindo o controle do seu programa de EBT

Para assumir o controle do seu programa de viagens de negócios estendidas, a SIRVA sugere o seguinte:

• Determine quem, internamente, assumirá a responsabilidade de gerenciar e acompanhar seu programa de EBT. Embora vários departamentos devam estar envolvidos na elaboração da política e do processo de EBT (RH, fiscal, mobilidade, finanças, liderança de negócios), os itens a serem monitorados devem ser inequivocamente definidos e remetidos para uma fonte claramente designada para a prestação de contas.
• Defina os parâmetros de sua política de EBT, incluindo uma duração aceitável de cada visita, elementos de suporte de conformidade e a natureza/o nível de suporte adicional (conforme exigido) que será fornecido às pessoas em viagens de negócios estendidas.
• Esteja ciente das mudanças nos requisitos de imigração que impactam pessoas em viagens de negócios estendidas em todos os países de destino aplicáveis. Sempre que possível, recorra à ajuda de especialistas em tributação e imigração para minimizar os riscos de conformidade.
• Considere oferecer treinamento cultural e linguístico para as pessoas em viagens de negócios estendidas para promover o sucesso do programa.
• Implemente um sistema de acompanhamento confiável e consistente para garantir que toda viagem de negócios estendida seja monitorada. Certifique-se de acompanhar a duração de cada viagem, os gastos da empresa, os gastos dos colaboradores, a remuneração, o motivo da viagem e o escopo do trabalho realizado. Sistemas de reservas de viagens globais e relatórios de gestão de despesas podem ser maneiras úteis de identificar as pessoas em viagens de negócios estendidas e monitorar os aspectos de suas viagens.

À medida que a viagem de negócios estendida ganha popularidade como alternativa para as transferências tradicionais, as partes interessadas da empresa devem estar plenamente cientes dos benefícios, riscos e requisitos associados a esta população. Quando gerenciada adequadamente sob as circunstâncias certas, a EBT pode representar uma alternativa flexível e acessível para as designações de realocação de longo prazo. No entanto, ela deve ser implementada de forma apropriada para garantir sucesso. Embora, de início, isso possa representar um investimento de tempo e de recursos para uma empresa, a preparação, a conformidade e a eficiência proporcionarão benefícios de longo prazo que reforçarão seu programa de mobilidade geral durante o processo.