Was sind Fapiao und warum sind sie wichtig?

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Eines der komplexeren Elemente einer Standortverlagerung ist in China ein „Fapiao“. In China werden Rechnungen (oder chinesisch „fapiao“) von der Regierung eingesetzt, um die für jede Transaktion gezahlte Steuer zu überwachen. Fapiao werden von den Steuerbehörden erstellt, verteilt und verwaltet.  Das Fapiao ist gewissermaßen eine Quittung, die von der Regierung erstellt wurde, um den Nachweis einer Steuerzahlung zu erbringen.  Der Sinn des Fapiao besteht darin, dass ein Unternehmen ohne den Nachweis der Steuerzahlung die damit verbundenen Ausgaben möglicherweise nicht steuerlich absetzen kann und eine Einzelperson möglicherweise nicht in der Lage ist, Geschäftsausgaben zurückzufordern.

Die chinesische Regierung besteuert verschiedene Arten von Dienstleistungen zu unterschiedlichen Sätzen, je nach Ort, an dem diese Dienstleistungen erbracht werden. Hier kommt ein Fapiao ins Spiel. Zu den häufigsten Arten von Fapiao gehören solche für Mietobjekte, Versorgungseinrichtungen, Bildung, Fahrzeuge, medizinische Versorgung, Ausbildung und Versand. Für viele Produkte, darunter Lebensmittel, Bücher und Kleidung, zahlen die Kunden die Steuer zum Zeitpunkt des Kaufs, und es besteht keine Notwendigkeit, eine zusätzliche Steuer in Form eines Fapiao zu zahlen.  

Fapiao werden in zwei Hauptkategorien unterteilt: allgemeines (Mehrwertsteuer) MwSt-Fapiao und besonderes MwSt-Fapiao. Obwohl diese Begriffe oft synonym verwendet werden, da sie beide Fapiao heißen, gibt es zwischen den beiden wichtige Unterschiede.

Erstens kann das besondere MwSt-Fapiao für den Steuerabzug verwendet werden, das allgemeine MwSt-Fapiao hingegen nicht. Zweitens, da ein besonderes MwSt-Fapiao zum Steuerabzug verwendet wird, enthält es viele Einzelheiten zu den Händlerinformationen, einschließlich Steuernummer, Adresse, Telefonnummer und Bankverbindung.   

Organisationen, die Mitarbeiter nach China entsenden, sollten sich über die allgemein gültigen Arten von Fapiao informieren, wie man sie erhält, wie man sie verwaltet und wie man die Anforderungen für Fapiao erfüllt, um steuerliche Auswirkungen zu vermeiden.  Unternehmen sollten mit ihrem internen Finanzkontrolleur zusammenarbeiten, um ein klares und detailliertes Anweisungsdokument zum Fapiao zu erstellen, und sicherstellen, dass es an Mitarbeiter und Lieferanten weitergegeben wird, um die korrekte Ausstellung des Fapiao zu gewährleisten.

Als anschauliches Beispiel zur Funktionsweise eines Fapiao: Ein Vermieter und ein Mieter unterzeichnen einen Mietvertrag (der Mieter ist in diesem Beispiel ein Firmenkunde). Der Kunde zahlt dem Vermieter den Mietpreis, der Vermieter bringt den Mietvertrag zum Finanzamt, das Finanzamt berechnet die erforderliche Steuer anhand des Mietbetrags, der Vermieter zahlt die Steuer und erhält für einen bestimmten Betrag ein Fapiao, der Vermieter überreicht dem Kunden das Fapiao, die Finanzabteilung des Kunden bewahrt das Fapiao zu Buchhaltungs- und Prüfzwecken auf. 

Beispiel eines Fapiao

Die Anforderungen für das Fapiao erfüllen

Das vorhergehende Beispiel mag einfach erscheinen, aber je nach Situation kann sich die Einhaltung erschweren. Beispielsweise kann es vorkommen, dass die Partei, die die Zahlung erhält (d. h. der Vermieter), dem Zahler (d. h. dem Kunden) das Fapiao nicht freiwillig, nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht zur Verfügung stellt; letzten Endes sollten Organisationen den Prozess gewissenhaft weiterverfolgen, um sicherzustellen, dass das Fapiao rechtzeitig für die Steuererklärung eingefordert wird.

Weitere Herausforderungen für die ordnungsgemäße Ausstellung und Verwendung eines Fapiao stellen Vermieter dar, die eine falsche Art von Fapiao ausstellen (z. B. ein Fapiao für „Dienstleistungen“ statt eines Fapiao für „Miete“) oder Kunden, die das Fapiao nicht ordnungsgemäß nachverfolgen, einreichen und bearbeiten, was zu Konflikten führen kann. Wenn solche Konflikte auftreten, führt das eventuell dazu, dass die Finanzabteilung des Kunden Kostenabrechnungen für den Bevollmächtigten, Ablehnungen von Körperschaftssteuerabzügen und andere Steuerverbindlichkeiten zurückweisen.  

Um sich vor diesen Herausforderungen zu schützen, sollten Unternehmen die Implementierung und Maßnahmen zur Einhaltung der Anforderungen für ein Fapiao verstehen, und die empfohlenen Vorgehensweisen zur Minderung der damit verbundenen Risiken kennen. Ein Anbieter muss ein Fapiao bereitstellen, das eine Reihe von Kriterien erfüllt, um die Vorgaben zu erfüllen. Das Fapiao muss: 

• gemäß den Richtlinien und Finanzvorschriften der Regierung ausgestellt sein
• für die erworbenen Dienstleistungen oder Waren relevant sein (d. h. für Mietzwecke sollte der Vermieter ein Fapiao unter der Kategorie „Miete“ ausstellen)
• Authentisch sein (gefälschte Dokumente stellen in bestimmten Bereichen ein Risiko dar)
• alle erforderlichen Informationen beinhalten und innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zur Verfügung gestellt werden

SIRVA empfiehlt, dass Kunden klare Richtlinien, Prozesse, Schulungen und bevollmächtigte Genehmigungen für ihre Interessenvertreter und Mitarbeiter erstellen, um möglicherweise entstehenden Problemen vorzubeugen. Wenn z. B. dem Kunden das Fapiao des Vermieters über den Bevollmächtigten/Erwerber zur Verfügung gestellt wird, sollte der Kunde den Mitarbeiter über das Fapiao und seinen Prozess aufklären. Jegliche Unsicherheit darüber, wann ein Fapiao ausgestellt werden soll, wohin es geschickt werden soll oder wer das Dokument zu erhalten und abzulegen hat, kann zu Verwirrung und schlimmstenfalls zu Strafen führen.

Die für Relocations häufigste und finanziell bedeutsamste Art eines Fapiao wird bei der Vermietung von Wohnraum ausgestellt.  Um die Einhaltung des Fapiao in Mietverträgen besser zu gewährleisten, sollten Unternehmen Vereinbarungen zu den folgenden Punkten entwickeln:  

• Wer soll das Fapiao ausstellen – Der Kunde sollte nicht nur bestimmen, wer das Fapiao ausstellen sollte (d. h. der Dienstleister des Kunden), sondern auch, wer das Dokument für zukünftige Steuerzwecke erhalten und einreichen sollte.
• Wann soll das Fapiao ausgestellt werden – Der Kunde sollte bestimmen, wann der Vermieter das Fapiao auszustellen hat, einschließlich der Anzahl an Tagen vor oder nach Fälligkeit der Mietzahlung. Als Kunde sollte auch darauf hingewiesen werden, dass der Kunde im Falle einer Verzögerung das Recht hat, das Fapiao auszustellen und die Steuer direkt an die Regierung zu zahlen, sowie die Steuer von der nächsten Monatsmiete abzuziehen.
• Wohin soll das Fapiao geschickt werden – Der Kunde sollte bestimmen, an wen das Fapiao zu senden ist.

Auf Ihren Relocation-Dienstleister verlassen

Wenn es um Fapiao geht, sind Unternehmen nicht allein. Organisationen können sich an die Relocation-Dienstleister ihres Unternehmens wenden, um eine Richtlinie zum Fapiao zu erstellen und Maßnahmen zur Verfolgung und Überwachung der Fapiao-Ausstellung zu implementieren. 

Beispielsweise kann im Falle eines Fapiao für einen Mietvertrag ein Relocation-Dienstleister mit den für das Fapiao notwendigen Verwaltungsmöglichkeiten sicherstellen, dass der Vermieter das Fapiao für die Dauer des Mietvertrags genau, vollständig und rechtzeitig zur Verfügung stellt. Der Relocation-Dienstleister kann sicherheitshalber auch die Aufbewahrung abgeschlossener Fapiao übernehmen, falls diese später noch benötigt werden. Am wichtigsten aber ist, dass ein Relocation-Dienstleister den Kunden bei jedem Schritt unterstützen kann, um sicherzustellen, dass der Vermieter den im Mietvertrag festgelegten Prozess befolgt, und dass er bei Bedarf Unterstützung oder Beratung anbietet.  

Fapiao sind ein einzigartiger Teil des Kostenmanagementprozesses in China.  Die Zusammenarbeit mit einem Relocation-Dienstleister mit lokaler Expertise im Fapiao-Management reduziert die Belastung und das potenzielle Risiko sowohl für den Kunden als auch für den Mitarbeiter.  Außerdem hilft es dabei, einen wichtigen und detaillierten Prozess mit sehr spezifischen Einhaltungsanforderungen anzugehen, um die richtigen Steuervorteile für Unternehmen mit betroffenen Mitarbeitern in China zu erreichen.

Für weitere Informationen oder wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Richtlinien und/oder Umsetzungsmaßnahmen für Fapiao brauchen, kontaktieren Sie uns unter concierge@sirva.com.

Interessiert an dem Unterschied zwischen E-Fapiao und physischem Fapiao? Schauen Sie sich unseren Blog an, E-Fapiao: Unterscheiden sie sich vom Papier-Fapiao?

Mitwirkende:

Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC and Middle East 

Lisa Marie DeSanto, Content Marketing Manager

SIRVA informiert und berät auf Grundlage seiner Branchenerfahrung.  SIRVA übernimmt damit jedoch keine Steuer- oder Rechtsberatung und erstellt keine relevanten Steuer- oder Rechtsgutachten.  Bitte wenden Sie sich an Ihren eigenen Rechtsanwalt oder Steuerberater, wenn Sie Steuer- oder Rechtsberatungen und -gutachten für Ihren speziellen Fall benötigen. 

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