Gewerblicher Umzugsleitfaden: So packen Sie für Ihren großen Umzug ein (Teil 3)

Inzwischen haben Sie die richtigen Grundlagen für die Schritte gelegt, die in unseren vorherigen Blog-Posts beschrieben wurden. Die Planung und VorbereitungJetzt ist es an der Zeit, für Ihren Büroumzug zu packen. Diese Phase wirkt sich direkt auf Ihre Mitarbeiter aus. Sie sollten daher die folgenden Schritte sorgfältig ausführen und sie dazu ermutigen, die Meilensteine zu berücksichtigen, wenn Sie an ihren täglichen Terminen und Anforderungen arbeiten. 

Eine Woche – 3 Monate vor dem Umzug: Packen

Wir empfehlen, Folgendes zu beachten, wenn Sie für Ihren Büroumzug einpacken:

1. Priorisieren und verpacken Sie Artikel in der Reihenfolge mit zunehmender Bedeutung: Beginnen Sie frühzeitig mit dem Packen, um Hektik in letzter Minute zu vermeiden. Ihre Mitarbeiter müssen während dieses Schritts ihre täglichen Aufgaben erfüllen. Beginnen Sie also mit den am unwichtigsten Dingen, und gehen Sie dann zu den Dingen über, bei denen es zwar von Vorteil ist, sie erledigt zu haben – die aber nicht entscheidend – sind. Das Nötigste sollte bis zum Tag vor dem Umzug unverpackt bleiben.
   
2. Beschriften Sie Ihre Kisten – und die neuen Büroräume – damit jede Kiste in der richtigen Abteilung landet: Sie können beispielsweise versuchen, jeder Abteilung eine Farbe und für jeden Mitarbeiter in dieser Abteilung einen Buchstaben- / Zahlencode zuzuweisen. Durch die Zuordnung von Farbe und Code auf Ihren Kartons und zu den entsprechenden Zustellbereichen am neuen Standort erhält jeder Mitarbeiter und jede Abteilung die richtigen Gegenstände. Beziehen Sie die Mitarbeiter gegebenenfalls ein, indem Sie sie abteilungsspezifische farbige Etiketten ausfüllen und sie auf Kisten mit den einzelnen Gegenständen anbringen lassen. Markieren Sie jeden Karton mit einer Prioritätsstufe, damit die Mitarbeiter zuerst Zugriff auf die “wichtigsten” Gegenstände haben (Prioritätsstufe 1), gefolgt von denjenigen, bei denen es “von Vorteil ist”, sie parat zu haben (Prioritätsstufe 2) und schließlich die Elemente, die nicht entscheidend für die alltäglichen Aufgaben sind, aber dennoch gebraucht warden (Prioritätsstufe 3).
3. Erstellen Sie eine Masterliste, die alle Möbel und Kartons berücksichtigt: Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jedes Teil seinen Weg in das neue Büro finden wird, sobald Sie eingezogen sind. 
4. Melden Sie sich bei den Versorgern an: Stellen Sie sicher, dass Sie die Liefer-/Installationstermine für Ihre Telefonsysteme, Strom, Internet und alle anderen Anbieter von Dienstprogrammen festgelegt haben, damit Sie ab dem ersten Tag am neuen Standort einsatzbereit sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Anbietern von Dienstprogrammen am alten Standort, die Termine für das Dienstende mitteilen. 
5. Kontrollieren Sie das neue Gebäude: Sich mit Ihrem neuen Gebäudemanager in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass der neue Raum wie geplant zur Verfügung steht und der Umzug planmäßig verläuft, wird sich definitiv beruhigend auswirken. Führen Sie eine Woche vor dem geplanten Umzug eine Inspektion durch, um sicherzustellen, dass das Objekt sauber und einzugsbereit ist.  
6. Pflegen Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern: Dies ist die Zeit, um abschließende Anweisungen zu erteilen und Ihren Mitarbeitern für ihren Beitrag zur Vorbereitung auf den Umzug zu danken. Lassen Sie sie wissen, wo sie gebraucht werden (und wann) und was sie in Bezug auf Packanweisungen und das Abholen von IDs oder Schlüsselanhängern tun müssen. Dies ist auch ein idealer Zeitpunkt, um sie an den Namen und die Adresse des neuen Gebäudes sowie an alle Zugangscodes zu erinnern, die sie benötigen werden. Stellen Sie ihnen nach Möglichkeit einen Zeitplan zur Verfügung, in dem die Meilensteine für den Einzug und ein Zieldatum für den voraussichtlichen normalisierten Betrieb des Unternehmens nach dem Umzug aufgeführt sind.
7. Geben Sie Verantwortung an Ihre Umzugshelfer ab!

Sie haben geplant, vorbereitet und eingepackt und sind endlich auf dem Weg zum neuen Standort. Wenn Sie die Schritte ausgeführt haben, die in den ersten beiden Blogeinträgen dieser Serie beschrieben wurden, haben Sie erfolgreich die Planungs-,, Vorbereitungs- und Packphasen Ihres Umzugs durchlaufen und sind nur einen Schritt von Ihrem neuen Standort entfernt.

In unserem nächsten Blog werden wir über effiziente Methoden zum Auspacken und schnelleren Einarbeiten Ihrer Mitarbeiter und Wiederaufnehmen der Betriebsgeschäfte Ihres Unternehmens sprechen. Für weitere Informationen zu den gewerblichen Umzugsdienstleistungen von SIRVA können Sie sich jedoch gerne an uns wenden. Als Anbieter aus einer Hand sind wir in der einzigartigen Position, jeden Aspekt Ihres gewerblichen Umzugs – von Planung und Einpacken bis zum eigentlichen Umzug – effizient und mühelos anzugehen. Egal ob es sich um einen Arbeitsplatzumzug, einen Umzug in ein anderes Gebäude oder die Durchführung von Umbauten im Einzelhandel handelt, können Sie uns unter commercialmoving@sirva.com kontaktieren oder besuchen Sie https://www.sirva.com/de-de/commercial-moving um mehr darüber zu erfahren, wie wir den Prozess für Sie vereinfachen können. 


Lesen Sie die ersten beiden Beiträge in unserer Reihe des gewerblichen Umzugsleitfadens:
So planen Sie Ihren großen Umzug 
Vorbereitung Ihres großen Umzugs