Dicas para realocação durante a época de pico

As realocações ocorrem com mais frequência em determinados períodos do ano. Embora possa haver uma ligeira variação nas datas exatas em todo o mundo, elas geralmente estão vinculadas a dois aspectos: clima mais quente, quando o percentual de venda de residências aumenta, e recessos escolares, uma época em que a maioria dos colaboradores está mais disposta a fazer a mudança de seus filhos. Isso significa que um grande número de colaboradores no Hemisfério Sul se muda em janeiro/fevereiro, enquanto suas contrapartes no Hemisfério Norte se mudam em junho, julho e agosto. Durante essas épocas de pico mais movimentadas, a demanda excede a oferta, motivo de grande ansiedade para as equipes e os fornecedores de mobilidade, já que eles ajustam os processos e prazos existentes para processar um volume maior de mudanças em um curto período. As provisões locais dos fornecedores de serviços de realocação, de mudança e de serviços de destino (DSPs) são estendidas, excedendo a capacidade, o que significa que a melhor aposta para uma realocação tranquila é entender como os prazos podem ser impactados e implementar processos e procedimentos que otimizem todos os aspectos do processo.  Atenção aos detalhes, comunicação prévia e bastante tempo para a organização e a implementação são extremamente importantes para garantir que sua mudança não se perca na onda maior de realocações que estão acontecendo em todo o mundo.

As equipes de mobilidade global, as empresas de gestão de realocação (relocation management companies, RMCs) e os colaboradores, todos têm uma função para garantir que uma realocação ou mudança transcorra com tranquilidade. A seguir, abordamos algumas dicas para cada um deles ao orquestrar uma mudança durante a época de pico das mudanças.

Equipes de mobilidade global

Conheça seus prazos e o que influencia os cronogramas:

• Fique atento aos prazos de imigração: Confira os prazos para a documentação exigida associada a todos os documentos de vistos e imigração. Documentos faltando, erros ou perda de prazos podem acarretar atrasos significativos em uma realocação e desencadear atrasos em outras atividades de realocação e marcos que dependem da conclusão da documentação de imigração.
• Estabeleça expectativas claras: Estabeleça expectativas claras do cronograma com o funcionário e sua empresa, lembrando-se da influência da época de pico sobre esses prazos. O RH/recrutamento precisará ganhar o máximo de tempo possível para que a mobilidade possa incorporar talentos no prazo que a empresa precisa. Eles também precisarão saber como a entrega de outros benefícios de realocação pode ser impactada e os custos adicionais que podem ser incorridos em decorrência do planejamento inadequado.
• Envolva o colaborador: Certifique-se de que o colaborador estará fisicamente presente no encaixotamento e no carregamento da mudança na residência de origem, bem como na entrega e na descarga no local de destino, para evitar possíveis problemas com processos de sinistros. Considere obter a assinatura de recebimento do colaborador ou de um representante autorizado para todas as mudanças, declarando que todos os itens enviados foram recebidos em boas condições.
• Autorize serviços e reserve fornecedores agora: Autorizar serviços e reservar fornecedores com o máximo de antecedência possível, pois RMCs, DSPs, fornecedores de serviços de imigração, fornecedores fiscais, companhias aéreas, transportadoras de animais de estimação e fornecedores mudanças estarão sobrecarregados na época de pico. As mudanças nacionais nos EUA exigirão um mínimo de quatro semanas e as mudanças globais variarão de acordo com os locais de origem e de destino. Autorização e reserva com antecedência:
  • reduz a probabilidade de atrasos na imigração;
  • oferece suporte maior eficiência e segurança na mudança de bens, uma vez que menos empacotadores têm tempo suficiente para realizar o encaixotamento;
  • ajuda a evitar taxas adicionais para mudanças urgentes, serviços nos fins de semana/fora do horário comercial, prêmios para reservas atrasadas ou taxas de alteração;
  • reduz a probabilidade de solicitações de exceção decorrentes da necessidade de estender prazos para transporte ou moradia temporária, o que, por sua vez, reduz os custos de realocação;
  • garante uma maior probabilidade da mudança chegar ao destino conforme esperado e possivelmente mais rápido do que outras mudanças neste período.

Colaboradores transferidos

• Seja proativo: Faça planos de viagem bem antes da data da sua mudança.
• Esteja ciente: As regras variam em relação ao que pode e ao que não pode ser levado para alguns países. Esteja ciente das regras estabelecidas no seu país de destino para evitar o prolongamento ou o impedimento da entrega de seus pertences.
• Esteja atento aos prazos e documentos: Cumpra todos os prazos indicados pelo seu gerente de realocação. Muitas ações básicas só podem ser completadas quando as etapas anteriores forem concluídas; sua adesão aos marcos esperados do cronograma faz com que a mudança transcorra com tranquilidade. Os fornecedores exigirão documentos diferentes e vincularão você a prazos diferentes. Mantenha uma lista de seus requisitos, uma vez que a falta de documentação ou o não cumprimento dos prazos deixará os prazos e outros serviços de realocação suspensos.
• Separe os itens de valor: Coloque os itens de valor, papéis importantes ou itens que você levará consigo durante a mudança em um lugar separado, para assegurar que eles não sejam carregados no caminhão do dia da sua mudança.
• Esteja preparado no dia da mudança:
  • Faça uma ronda completa com o supervisor da sua equipe de mudança – antes do carregamento, para discutir preocupações e, depois do carregamento, para garantir que nenhum item tenha ficado para trás.
  • Antes de encaixotar, verifique se há danos patrimoniais preexistentes e tire fotos com registro de data e hora para evitar controvérsias com sua transportadora posteriormente.
  • Pratique a segurança:
    • Certifique-se de que os animais de estimação estejam presos; os cães podem querer morder os colaboradores da transportadora e sabe-se que os gatos sobem em caixas e móveis durante as mudanças quando estão com medo.
    • Supervisione as crianças para que elas estejam seguras e protegidas enquanto os pertences maiores estiverem sendo transportados.

Empresas de gestão de realocação

• Seja criativo: Lembre-se de que cada realocação é única e, na época de pico, a probabilidade de surgir desafios aumenta; versatilidade e pensamento criativo podem ser necessários para desenvolver soluções rápidas.
• Considere os impactos da localização: Considere a presença geográfica, a época do ano e os pontos fortes de diversos fornecedores de rede para garantir que os escolhidos complementem integralmente as necessidades de cada cliente e colaborador.
• Comunique e estabeleça as expectativas: Estabeleça relacionamentos com os clientes, colaboradores e fornecedores para garantir que as expectativas e a implementação de cada realocação sejam gerenciadas de forma ideal.
• Integre-se: Esteja preparado para compartilhar uma visão geral de fácil compreensão de suas políticas e processos com os clientes, colaboradores e fornecedores para garantir que os esforços de todas as partes interessadas estejam integrados.
• Lembre-se de que o tempo é tudo: Certifique-se de que os transferidos sejam aconselhados a programar o fechamento da venda de suas residências ou a entrega de seus aluguéis pelo menos dois dias depois de suas mudanças físicas para permitir as vistorias e as limpezas finais. Esteja atento a quaisquer prazos ou penalidades adicionais que possam ser diferentes no país de origem.
• Gerencie o cronograma apertado: Quando uma mudança for solicitada com um prazo inferior a quatro semanas, estabeleça e gerencie expectativas realistas. Antes de se comprometer com datas, verifique com seu coordenador de serviços de mudanças para evitar promessas de entrega que talvez sejam inviáveis. Evitar entregas em fins de mês ou em fins de semana pode ser útil, já que estes são os arranjos solicitados com mais frequência.
• Instrua os colaboradores transferidos: Os colaboradores precisam estar cientes dos jargões e conceitos relacionados com mudanças, incluindo:
  • A importância da disponibilidade para estimativas de mudanças em casa no início do processo, para garantir que os serviços certos possam ser planejados.  Estimativas virtuais podem ser uma opção, se necessário.
  • A importância do “spread” de entrega, definido como o intervalo de datas em que um cliente pode esperar sua remessa:
    • Os colaboradores devem estar cientes de que podem solicitar uma data de entrega específica dentro do spread. Embora todos os esforços sejam feitos para atender a essa solicitação, uma data específica não pode ser garantida e uma remessa entregue durante o spread informado é considerada como estando dentro do prazo.
    • As remessas menores normalmente demoram mais para serem entregues e terão um spread mais amplo.
    • Os colaboradores com remessas globais precisarão entender as medidas adicionais tomadas no porto na chegada que se estendem ao cronograma: descarga das embarcações, desembaraço alfandegário e retirada do desembaraço alfandegário.
  • A importância de preencher o formulário de inventário valorado/de alto valor
  • A importância dos serviços de terceiros: quem são eles e o que eles fazem
  • A importância dos documentos alfandegários
  • O valor de fazer o levantamento do inventário na conclusão imediata de uma entrega para evitar que faltem itens, além da abertura de sinistros.

É fato que realocações implementadas durante a época de pico podem ser mais desafiadoras do que aquelas que são realizadas no restante do ano, mas, ao planejar antecipadamente, colaborar e assegurar uma comunicação aberta, elas podem transcorrer com muito mais tranquilidade. Equipes de mobilidade global, funcionários e RMCs influenciam uma implementação bem-sucedida.