Guia de mudanças corporativas: Como encaixotar seus itens para a grande mudança (parte 3)

Até o momento, você fez tudo certo de acordo com as etapas indicadas em nossas publicações anteriores no blog sobre planejamento e preparação. Agora está na hora de começar a encaixotar os itens para sua mudança de escritório. Esta fase impactará seus colaboradores diretamente, então você desejará desempenhar as etapas abaixo com cautela e incentivá-los a ter em mente marcos importantes quando estiverem trabalhando com seus prazos e suas necessidades diárias. 

Uma semana – 3 meses antes da mudança: Encaixotar

Aconselhamos lembrar-se do seguinte ao encaixotar os itens para sua mudança de escritório:

1. Priorize e encaixote os itens em ordem de importância crescente: Comece a encaixotar logo para evitar uma corrida maluca de última hora. Seus colaboradores ainda precisarão cumprir suas responsabilidades diárias durante esta etapa, então comece com itens que são menos importantes, depois passe para itens que são bons de ter – mas não são essenciais – em suas funções diárias. As necessidades absolutas devem ser deixadas de lado até a véspera da mudança.
   
2. Rotule suas caixas – e o novo espaço de escritório – para garantir que cada caixa seja encaminhada para o departamento certo: Você pode tentar atribuir uma cor para cada departamento e um código de letra/número para cada colaborador desse departamento, por exemplo. Correlacionando a cor e o código nas suas caixas às respectivas áreas de entrega no novo local, todos os colaboradores e departamentos receberão os itens corretos. Envolva os colaboradores, quando apropriado, fazendo com que eles preencham etiquetas coloridas específicas dos departamentos e as afixem nas caixas contendo seus itens individuais. Considere marcar cada caixa com um nível de prioridade para que os colaboradores primeiro tenham acesso aos seus itens “indispensáveis” (Nível de prioridade 1), seguidos por aqueles que seriam “bom ter” (Nível de prioridade 2) e, finalmente, itens que não são essenciais para as responsabilidades diárias, mas ainda será necessário mantê-los (Nível de prioridade 3).
3. Crie uma lista mestra que contabilize todos os móveis e caixas: Isso permitirá garantir que cada peça seja encaminhada para o lugar certo no novo escritório assim que você se mudar. 
4. Configure seus serviços públicos: Certifique-se de que você agendou datas de entrega/instalação para seus sistemas de telefonia, eletricidade, internet e outros provedores de serviços públicos para que tudo esteja funcionando no primeiro dia no novo local. Além disso, certifique-se de informar as datas de encerramento de serviço aos provedores de serviços públicos no local de onde você está prestes a sair. 
5. Fiscalize o novo edifício: Verificar com o novo gerente do seu edifício assegurar que o novo espaço estará pronto conforme o planejado e lhe proporcionará tranquilidade, além de informar que a mudança está progredindo de acordo com a programação. Realize uma vistoria na semana anterior à mudança programada para assegurar que o espaço esteja limpo e pronto.  
6. Mantenha a comunicação com seus colaboradores: Este é o momento de fornecer as últimas instruções e agradecer aos seus colaboradores pela colaboração na preparação para a mudança. Informe onde eles precisam estar (e quando) e o que precisam fazer com relação às instruções de encaixotamento e retirada de identificações ou controles de acesso. Este também é um momento ideal para lembrá-los sobre o nome e o endereço do novo edifício e sobre os códigos de entrada que serão necessários para acesso. Se possível, forneça a eles um cronograma que destaque os marcos da mudança e uma data prevista de quando a empresa deve estar operando a plena capacidade depois da mudança.
7. Passe o bastão para a transportadora!

Você planejou, preparou e encaixotou, e finalmente está a caminho de um novo local. Se você seguiu as etapas descritas nas duas primeiras publicações do blog nesta série, transitou com sucesso pelas fases de planejamento,, preparação e encaixotamento da sua mudança e está a apenas a um passo de chegar ao seu novo local.

Em nossa próxima publicação do blog, discutiremos maneiras eficientes de desencaixotar e de fazer com que seus colaboradores e seus negócios retomem o ritmo mais rápido. No entanto, para avançar neste processo, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco para obter mais informações sobre a SIRVA Commercial Moving Services. Como provedor de fonte única, temos plenas condições de gerenciar todos os aspectos da sua mudança corporativa – desde o planejamento e o encaixotamento até a mudança física em si – de forma eficiente e facilitada. Seja uma mudança do local de trabalho, uma mudança de instalação ou a implementação de reformas de varejo, de qualquer forma entre em contato conosco em commercialmoving@sirva.com ou visite https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving para saber mais sobre como podemos simplificar o processo para você. 


Leia as duas primeiras publicações em nossa série Guia de mudanças corporativas:
Como planejar sua grande mudança 
Como se preparar para sua grande mudança