Quelles questions dois-je inclure dans mon appel d'offres / offre de mobilité?

Quatre types de questions qui créent un questionnaire plus ciblé

Lorsque les équipes de mobilité interne réalisent une demande de proposition (RFP)/un appel d’offres, l’un des plus grands défis qu’elles n’anticipent pas est la manière dont elles vont gérer et évaluer toutes les réponses qu’elles recevront. Il est facile de faire croître la taille d’un questionnaire lorsque de nombreux services et acteurs sont impliqués. Dans la pression de lancer leurs dossiers d’offres, de nombreuses équipes finissent par ajouter de nombreuses questions, pensant que ce sera la manière la plus simple et la plus complète de répondre aux besoins de chacun. Le problème est que si la taille du questionnaire échappe à tout contrôle lors de sa création, le temps alloué à l’examen peut prendre des mois au lieu de plusieurs semaines. Les évaluateurs en interne finissent par évaluer des pages et des pages de réponses pour de multiples offres de mobilité. Une bonne partie de tout ceci peut être évitée en posant moins de questions ciblées dès le départ.

Si nous espérons gagner un partenaire stratégique à long terme, choisir un bon fournisseur de mobilité repose sur une véritable compréhension des compétences, de l’expérience, des capacités et de la culture du soumissionnaire. Les entreprises peuvent augmenter la probabilité de trouver le bon partenaire, avant de faire une offre, en prenant le temps de répondre à quelques questions. Les équipes de sourcing doivent se poser les questions suivantes : Quels sont les résultats que j’espère obtenir en changeant de fournisseur ? Quels sont nos problèmes les plus pénibles ? Où l’alignement de notre fournisseur sur les objectifs de notre entreprise va-t-il être le plus crucial ? La demande de proposition (RFP)/l’appel d’offres doit toujours refléter ces priorités, ainsi que l’objectif final de trouver un fournisseur qui puisse répondre au mieux aux besoins et à la culture de l’entreprise

Ci-dessous, nous abordons quatre types de questions qui peuvent aider les entreprises à identifier rapidement et objectivement un fournisseur qui conviendra le mieux.

4 types de questions qui créent un appel d'offres / appel d'offres plus ciblé

1. Questions « Facteur X » :  Définir qui est le candidat

Les questions « facteur X » aident les entreprises à comprendre exactement qui est l’entreprise répondante. Elles sont conçues afin d’obtenir des informations sur l’approche, la culture, la philosophie et l’expérience de l’entreprise. La façon dont une entreprise de gestion de relocation (RMC) choisit de répondre à ces questions peut rapidement permettre aux équipes de sourcing de savoir si les valeurs et les méthodes opérationnelles du fournisseur s’alignent ou non. Voici ci-après quelques exemples de questions :

• En tant que fournisseur, pouvez-vous décrire le rôle de votre entreprise dans le secteur de la mobilité et comment vous vous définissez parmi vos concurrents ? Quelle valeur ce rôle représente-t-il pour nous ?
• Pourquoi votre entreprise est-elle la mieux placée pour atteindre nos objectifs ? (Veillez à définir clairement vos objectifs dans la demande de proposition (RFP)).
• Comment mesurez-vous la valeur que vous apportez à un client et comment voyez-vous cette valeur changer au fur et à mesure de l’évolution de la relation ?
• Dans quels domaines (géographiques, fonctionnels et/ou commerciaux) vos solutions surpasseraient-elles celles de la concurrence ?
• Combien de clients aidez-vous dans notre secteur et quels sont, selon vous, les facteurs déterminants afin d’offrir une excellente expérience à leurs employés mutés ?

2. Questions basées sur des mesures : Demandez des chiffres et des données

Examiner les faits et les chiffres est la méthode la plus simple de comparer les fournisseurs. C’est aussi le meilleur moyen de veiller à ce que les entreprises que vous sollicitez ont la bonne expérience des services et des lieux qui vous importent le plus et de s’assurer qu’elles peuvent vraiment faire ce qu’elles prétendent pouvoir faire. Assurez-vous que vos questions ne laissent pas de place aux promesses génériques et aux affirmations infondées en demandant des preuves mesurables dans les réponses. Simplifiez votre recherche en demandant des points de données clés qui vous tiennent le plus à coeur et examinez d’abord ces domaines afin de vous limiter aux candidats qui feront l’objet d’un examen plus détaillé. Ces questions pourraient être les suivantes :

• Quelle est la durée moyenne d’occupation de vos 25 principaux clients ?
• En utilisant les volumes de déménagement, où nous classerions-nous dans votre liste de clients ?
• Combien de missions internationales de longue durée avez-vous gérées l’année dernière ?
• Au cours des 12 derniers mois, quel a été le taux de satisfaction des employés qui ont déménagé dans le cadre des programmes VIP ?
• Quel a été votre score Net Promoter au cours des trois dernières années ?

3. Questions sur le leadership éclairé et l’innovation :  Trouver un partenaire qui peut apporter des améliorations

Le fait de séparer les promesses des preuves permet d’accélérer le processus d’examen. Tout comme pour les questions basées sur des mesures, les questions sur le leadership éclairé et l’innovation doivent garantir que les réponses comprennent des preuves de ce que les candidats disent avoir fait ou être capables de faire. Ces types de questions sont utiles car elles permettent d’obtenir des informations sur l’expertise, les processus et le potentiel de générer des gains d’efficacité. Voici ci-après quelques exemples de ce type de questions :

• Pouvez-vous fournir des exemples de recherches et/ou de publications que vous avez produites ou auxquelles vous avez contribué au cours des trois dernières années ?
• Quelles ont été vos dépenses annuelles en matière de développement technologique au cours des trois dernières années ?
• Quelles ont été les innovations les plus récentes que vous avez présentées ?
• Pouvez-vous donner des détails sur la mise en œuvre d’un programme complexe pour les clients et décrire les améliorations résultant de vos méthodes de transition ?
• Quelle est la manière unique ou créative dont vous avez apporté de la valeur à l’un de vos clients ?

4. Questions axées sur les résultats futurs : Trouver un partenaire qui évoluera avec votre entreprise

Pour finir, veillez à poser des questions qui révèlent si vos fournisseurs potentiels comprennent votre entreprise et s’ils ont un plan pour atteindre au mieux vos objectifs, maintenant et à l’avenir. Dans la mesure du possible, il est idéal de fournir des informations sur les politiques, les volumes historiques ou d’autres détails opérationnels, ce qui vous permet aussi de poser des questions plus spécifiques sur la façon dont un fournisseur gérera votre programme unique et évoluera avec vous à mesure que vos besoins évoluent. Ayez une vision de votre avenir en incluant des questions telles que :

• Quelles sont vos recommandations afin d’améliorer les performances de notre programme tout en maintenant un programme très favorable ?
• Quelles options pouvez-vous proposer afin denous aider à réduire les dépenses globales ?
• Comment allez-vous aider notre programme de mobilité à contribuer à nos objectifs commerciaux globaux ?
• Quel pourcentage des services de notre programme sera fourni par des fournisseurs tiers et comment allez-vous garantir la cohérence de l’expérience et de la qualité du service ?
• Comment allez-vous nous aider à suivre les tendances et les événements à venir qui, selon vous, affecteront le plus notre programme ?

Lorsqu’il s’agit de créer une demande de proposition (RFP)/un appel d’offres de mobilité, il est beaucoup plus important de poser des questions stratégiques que d’en poser beaucoup. Cela permet non seulement aux équipes de sourcing de gagner du temps lorsqu’elles évaluent les réponses des candidats, mais aussi de trouver un fournisseur qui correspond mieux aux besoins, aux objectifs et à la culture de votre entreprise. Identifiez et clarifiez ces attributs de l’entreprise avant de démarrer le processus, et formulez des questions qui exigent des réponses mesurables. Le résultat aidera à trouver et à établir un partenariat à long terme qui profitera à vos employés et à votre programme de mobilité pour les années à venir.

Pour obtenir plus d’informations, consultez nos ressources, ci-dessous concierge@sirva.com.

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Contributeurs :

Dee Koharchik | Directeur de la stratégie commerciale

Lisa Marie DeSanto | Responsable du marketing de contenu

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