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Les avantages d’un examen des programmes de mobilité pendant le COVID-19

Published: mercredi, 27 mai 2020
Elaine Baker

Pourquoi aujourd’hui est-ce peut être le moment idéal afin de réexaminer les objectifs des entreprises et l’alignement des politiques

La pandémie du COVID-19 a changé la façon dont les professionnels de la mobilité envisagent la délocalisation et, à plusieurs égards, a modifié les objectifs à court et à long terme des entreprises. Alors que les équipes de mobilité envisagent ces changements, il devient judicieux de se demander : « Comment nos politiques et processus de délocalisation devraient-ils évoluer afin de soutenir les objectifs de l’entreprise et s’adapter à ce qui sera certainement le nouveau monde de la délocalisation ? » En effet, la pandémie peut être une opportunité importante pour les responsables de la mobilité (qui peuvent maintenant se retrouver avec une opportunité de temps inhabituelle) de procéder à un examen complet du programme. Ce faisant, non seulement les délocalisations se feront plus facilement lorsque la remobilisation aura lieu, mais cela sera aussi l’occasion de mieux définir les objectifs de l’entreprise, d’identifier les possibilités d’amélioration des programmes de mobilité et de se concentrer sur l’alignement entre les deux.    

Pourquoi faire un audit de votre programme de mobilité?

Il est judicieux de procéder à des examens périodiques du programme de mobilité dans des circonstances normales (au minimum tous les 24 à 36 mois), mais les professionnels internes sont souvent trop occupés à gérer les délocalisations afin d’y consacrer le temps nécessaire. Néanmoins, l’opportunité manquée peut aussi se traduire par des occasions ratées de maximiser l’efficacité et de minimiser les dépenses excessives : deux éléments qui devraient être essentiels lorsque les entreprises se remobilisent. 

Qui plus est, alors que les entreprises travaillent en vue d’acquérir un avantage concurrentiel sur le marché de leur secteur, il est important de se rappeler que les concurrents feront de même. La marque de mobilité d’une entreprise est devenue fondamentale afin d’attirer et de conserver les talents ; le sentiment des employés quant à leur prise en charge au cours d’une pandémie et de la délocalisation, qui en découle pourrait, avoir des implications accrues. La politique de votre entreprise offre-t-elle des avantages et des niveaux de services comparables à ceux de vos concurrents ? Vos employés percevront-ils qu’ils ont eu une expérience positive et que leurs besoins ont été satisfaits au cours de la pandémie ? Un examen de la politique peut vous aider à identifier les possibilités de maintenir la compétitivité de votre entreprise à la lumière des défis sans précédent, qui se sont présentés et qui se présenteront, avant qu’une nouvelle norme ne soit atteinte en matière de mobilité.  

De quoi les entreprises doivent-elles tenir compte lorsqu’elles procèdent à un examen de leur politique de mobilité et pourquoi?

Il existe plusieurs facteurs que les parties prenantes doivent prendre en compte au cours d’un audit de la politique de mobilité. Il s’agit notamment, mais pas exclusivement, des facteurs suivants:

Objectifs de mobilité

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, il est probable que la pandémie ait provoqué un changement d’objectifs au sein des entreprises. Si les plans de mobilité ne sont pas alignés sur ces objectifs, cette déconnexion pourrait avoir des répercutions coûteuses. La politique de votre entreprise soutient-elle les objectifs stratégiques de remobilisation à court terme ? Les stratégies à court terme se transformeront-elles en objectifs à long terme?  Votre politique est-elle suffisamment souple afin de tenir compte de la nature mercurielle et des contingences associées à une remobilisation liée à une pandémie ? Votre entreprise de gestion des délocalisations (EGD) peut vous aider à répondre à ces questions et à développer des solutions. 

Contrôle des coûts et améliorations

Le contrôle des coûts figure généralement en bonne place sur les listes d’importance des parties prenantes des entreprises. Un audit approfondi des politiques et des programmes peut déceler les possibilités de mettre en œuvre des améliorations de processus qui permettront à la fois de libérer du temps et de réaliser des économies, sans pour autant sacrifier une expérience positive des employés. Malgré les coûts inattendus qui ont probablement augmenté au cours de la pandémie en raison des besoins supplémentaires de logements temporaires et des soins nécessaires, il existe plusieurs façons d’équilibrer ces coûts par rapport à la planification de la « prochaine phase ». Lors d’une remobilisation liée à une pandémie, il sera plus important que jamais de fournir des soins et une couverture à vos employés, tout en maintenant la rentabilité de votre entreprise. 

Évolution rapide des attentes en matière de conformité

Il est important d’évaluer si la politique d’une entreprise est conforme à toutes les réglementations nationales et internationales lorsqu’il n’y a pas de pandémie. Ces réglementations varient généralement d’un pays à l’autre et évoluent souvent au départ. La pandémie du COVID-19 a créé un besoin nouveau et plus urgent de suivre l’évolution rapide et la diversité des exigences. En l’absence d’un examen des politiques, les entreprises risquent de subir les conséquences coûteuses d’une non-conformité dans les domaines de la fiscalité, des visas et de l’immigration, et/ou de la documentation organisationnelle.  

À mesure que les lois, les réglementations et les phases de remobilisation évoluent, il sera important pour les entreprises de surveiller sans cesse les exigences et de réévaluer leurs politiques de mobilité afin de s’assurer qu’elles sont en mesure de s’adapter en conséquence. La flexibilité sera un élément essentiel tout au long du processus.

Changement de type de délocalisation

Pour des raisons allant de la minimisation des coûts au développement des talents, les entreprises exploraient déjà d’autres types de délocalisationavant la pandémie. Les différentes circonstances de travail causées par le COVID-19 – des exigences du travail à distance aux restrictions en matière d’immigration et de voyages – ont obligé les parties prenantes des entreprises à examiner de manière plus approfondie ces alternatives.  

Les rétroactions des clients ont montré que la mobilité est toujours considérée comme essentielle afin d’atteindre les objectifs organisationnels, mais il y avait déjà un changement notable dans la façon dont les entreprises commençaient à déplacer leurs employés avant que le virus ne s’installe, avec l’augmentation des programmes de voyages d’affaires prolongés et et les délocalisations à court terme ; à l’avenir, les préférences en matière de type de déménagement continueront probablement d’évoluer – et différeront d’un pays à l’autre – en fonction des circonstances locales.
Les voyages d’affaires prolongés peuvent s’avérer compliqués jusqu’à ce que la gratuité de ces voyages soit complètement rétablie et, comme certains pays adaptent leurs exigences en matière d’immigration, les délocalisations à long terme ou permanentes peuvent s’avérer plus efficaces que celles à court terme. Les raisons et les conséquences devront par la suite être réexaminées afin de déterminer la meilleure ligne de conduite pour chaque entreprise, qui peut différer d’un scénario à l’autre.  

Que doit examiner mon entreprise lors de l’audit de notre programme de mobilité?

Il est important de se rappeler que si une entreprise a géré son programme de mobilité de la même façon pendant de longues périodes, les faiblesses et les opportunités peuvent ne pas être évidentes sans recherches approfondies. Par conséquent, après avoir clairement défini les objectifs de l’entreprise et les objectifs de mobilité, plusieurs questions doivent être prises en compte au moment de l’audit de l’efficacité de votre programme de mobilité :

  • Est-ce aujourd’hui le bon moment de lancer une enquête interne auprès des clients afin de vérifier leur niveau de satisfaction ?
  • Y a-t-il des hypothèses ou des attentes typiques, formelles et implicites qui ont besoin d’être réexaminées ? 
  • Historiquement, combien de délocalisations passées ont été réalisées avec succès par rapport à celles qui ne l’ont pas été ?

      • Quels sont les critères qui ont été utilisés afin de mesurer la réussite dans le passé, et ces critères répondent-ils aujourd’hui aux objectifs de l’entreprise ?
      • La définition des délocalisations réussies sera-t-elle différente lorsque votre entreprise se remobilisera à la suite de la pandémie du COVID-19 ?
  • Les réponses aux questions ci-dessus correspondent-elles à la fois aux objectifs de l’entreprise et à la marque de mobilité de votre entreprise ?
  • Les données que vous utilisez afin d’évaluer les éléments ci-dessus sont-elles exactes et applicables ?
  • Votre entreprise dispose-t-elle d’informations précises sur la démographie des employés et des délocalisations ?
  • Les attentes et les besoins de tous les services concernés sont-ils satisfaits par le plan de mobilité actuel ? (RH, TI, direction, etc. ?)
  • Quel est le taux d’exceptions auxquelles votre entreprise a été confrontée dans le passé ?
  • Comment les indemnités, les offres et le niveau de services sont-ils déterminés pour chaque délocalisation ? 
  • Les étapes concernant les délais en matière de mobilité ont-elles été généralement respectées, avec succès et dans les délais ?

Les réponses aux questions ci-dessus apporteront un éclairage précieux sur les aspects de votre plan de mobilité qui pourraient nécessiter des améliorations. Une fois les points faibles et les points forts identifiés, un examen plus approfondi de l’efficacité de certains domaines du programme permettra de mieux cerner les problèmes, qu’il s’agisse de la vente de logements et de biens ménagers, des taux de change ou de la rétention. Une collaboration étroite avec votre partenaire de mobilité vous offrira les meilleures possibilités de vous faire une idée de la situation, car les entreprises de gestion des délocalisations expérimentées connaissent bien les relations complexes qui existent entre les nombreux éléments d’un programme de délocalisation. En outre, les partenaires de mobilité disposant de réseaux étendus peuvent offrir une variété de services et de solutions innovantes qui ne peuvent être réalisés ailleurs. 

Regarder vers l’avenir et vaincre la pandémie:

La pandémie du COVID-19 a amené des défis de taille aux professionnels de la mobilité, mais elle a également constitué une opportunité précieuse : En réévaluant les programmes de mobilité par rapport aux exigences de cette période sans précédent, les entreprises peuvent évaluer ce qui fonctionne bien dans leurs programmes et quels sont les domaines qui pourraient bénéficier d’une amélioration. Tout aussi important, elles ont la possibilité d’être mieux préparées à une remobilisation efficace à l’avenir.  

Pour en savoir plus sur la manière dont SIRVA peut aider votre entreprise à effectuer un examen approfondi de sa politique de mobilité, contactez-nous à l’adresse suivante concierge@sirva.com