A assistência a passivos fiscais, chamada de subsídio para reajuste da base de cálculo, muitas vezes é a maior despesa que uma empresa pode incorrer, seguida pela venda de residências e bens de uso doméstico. O subsídio para reajuste da base de cálculo pode ser descrito de forma mais precisa como um reembolso fiscal estimado, pago pelo empregador em nome de um cessionário, para arcar com o passivo fiscal extra de um cessionário que tenha sido incorrido em decorrência de uma relocation dentro dos Estados Unidos.

Como a maioria das despesas de relocation precisa ser acrescida à renda declarada de um cessionário e está sujeita a retenções fiscais, o passivo fiscal do cessionário poderá aumentar se a organização reembolsar ou pagar esses custos em nome do cessionário. O subsídio para reajuste da base de cálculo ajuda a compensar esse passivo fiscal extra. Embora não haja uma lei que exija que uma empresa forneça um benefício de subsídio para reajuste da base de cálculo para os funcionários transferidos, quase todos os clientes da SIRVA incluem a assistência a passivos fiscais em suas políticas de relocation. A assistência pode ser calculada pela empresa ou através da empresa de gestão de relocation (relocation management company, RMC) selecionada. O valor do subsídio para reajuste da base de cálculo será remetido pela empresa, diretamente para a agência de receita apropriada e declarado como imposto retido no formulário W-2 (salário e declaração de impostos) do funcionário.

Uma vez que uma empresa estabelece as despesas sobre as quais irá fornecer assistência fiscal, deve-se decidir como a despesa será calculada: apenas uma ou várias iterações, comumente chamadas de “impostos sobre impostos”. O método de impostos sobre impostos é usado com mais frequência porque quando uma empresa oferece um benefício de subsídio para reajuste da base de cálculo, ela está arcando com a obrigação fiscal do cessionário e o pagamento do próprio imposto gera uma renda tributável extra, que, então, está sujeita ao imposto de renda.

Fornecimento de subsídio para reajuste da base de cálculo: internamente ou através de uma RMC

A tabela abaixo destaca uma série de fatores a considerar ao selecionar um fornecedor para terceirização de despesas e elaboração e administração de políticas de subsídio para reajuste da base de cálculo.

Critérios para escolher um consultor de políticas de despesas e subsídio para reajuste da base de cálculo

Determinar quem deve analisar a metodologia de subsídio para reajuste da base de cálculo de uma empresa é uma decisão muito importante. Independentemente de uma empresa contar com esta função em sua organização ou decidir terceirizá-la para um fornecedor/RMC, é importante reconhecer a complexidade do subsídio para reajuste da base de cálculo e procurar pessoas ou fornecedores que tenham experiência e competência para apresentar uma visão estratégica da metodologia geral de relocation. Mesmo que haja competências técnicas internamente, essas pessoas nem sempre dispõem do tempo e da experiência exigidos para realizar uma análise completa.

Metodologias de assistência fiscal (subsídio para reajuste da base de cálculo)

Os principais métodos de subsídio para reajuste da base de cálculo incluem:

Método suplementar:

a abordagem mais comumente usada; as empresas que usam o método suplementar calculam o total de impostos devidos dos cessionários usando a tabela de alíquotas suplementares do IRS. Essa opção não leva em conta a descontinuação de deduções, isenções e créditos para dependentes.

Método marginal:

as empresas que usam o método marginal calculam a renda tributável estimada do cessionário antes ou depois do recebimento do reembolso das despesas de relocation. Em seguida, a empresa compara a renda tributável estimada com as tabelas de impostos do IRS. A alíquota da tabela de impostos é então usada para determinar o valor da assistência fiscal para essa despesa. A alíquota de imposto não será alterada para a despesa e, portanto, não será combinada.

Método estatutário ou de restituição de imposto:

as empresas que usam o método estatutário ou de restituição de imposto calculam qual seria a declaração de imposto do cessionário antes e depois do recebimento do reembolso de despesas. A diferença entre os dois cálculos é o valor do subsídio para reajuste da base de cálculo. Esse método resultará em uma alíquota de imposto combinada e levará em consideração a descontinuação de deduções, isenções e créditos para dependentes.

Método de taxa fixa:

as empresas que usam o método de taxa fixa estabelecem uma porcentagem fixa a ser usada no cálculo da assistência fiscal. Essa opção não leva em conta deduções, isenções ou créditos para dependentes.

Abordagens relacionadas a subsídio para reajuste da base de cálculo usadas pelos clientes da SIRVA

Ao escolher uma metodologia, os responsáveis pela tomada de decisões devem considerar o seguinte:

• Como anualizar os salários
• O subsídio para reajuste da base de cálculo de impostos sobre impostos
• O estado civil do funcionário
• O processamento de retenções da previdência social
• Os passivos fiscais locais
• Quais autoridades fiscais devem ser incluídas no valor do subsídio para reajuste da base de cálculo
• Bônus, incentivos e outros rendimentos a serem incluídos
• Renda que excede o salário do funcionário transferido (por exemplo, renda do cônjuge)
• Se um funcionário transferido discrimina a dedução ou usa a dedução padrão

Quais benefícios normalmente são subsidiados?

A maioria dos benefícios de relocation normalmente é subsidiada, a menos que sejam impostos excluíveis/não declaráveis (por exemplo, venda de residência através de uma RMC, empréstimo sem custo de encerramento através da SIRVA, SIRVA Mortgage ou dedutível de impostos, algumas despesas duplicadas de moradia).

Os benefícios de relocation a seguir podem ou não ser subsidiados, dependendo da preferência da empresa.  De acordo com as estatísticas do banco de dados de apólices, os clientes da SIRVA têm demonstrado as seguintes tendências em 2021:

Normalmente subsidiado

• Assistência para perda com a venda: 91% de subsídio para reajuste da base de cálculo em relação a esta despesa.
• Provisão diversificada: 61% de subsídio para reajuste da base de cálculo em relação a esta despesa. Anteriormente, a maioria das organizações não subsidiava essa despesa, embora tenha sido constatado que os funcionários frequentemente observavam o valor que seria fornecido em sua apólice e não sabiam que os impostos seriam descontados. Muitos desses profissionais ficavam frustrados quando o valor que realmente recebiam era menor do que o previsto. Como consequência, agora é mais comum que a assistência fiscal seja fornecida.
• Provisão de montante fixo:
  • Se o montante fixo estiver previsto em uma apólice de relocation, 85% de subsídio para reajuste da base de cálculo em relação a esta despesa.
  • Se o montante fixo for destinado a auxiliar em todas as despesas de relocation, 86% de subsídio para reajuste da base de cálculo em relação a esta despesa.

Normalmente não subsidiado

• Assistência para região de alto custo (ajuda de custo, auxílio-moradia, etc.): 83% não são subsidiados em relação a esta despesa.
• Bônus/incentivo para venda de residência: 96% não são subsidiados em relação a esta despesa.

Ajustes

Os “ajustes” de fim de ano são ajustes fiscais de relocation realizados no final do ano fiscal de uma empresa. Esses ajustes são as diferenças entre os impostos que foram retidos ao longo do ano e quais impostos deveriam ter sido retidos com base em quaisquer alterações no salário, salários previstos na Lei Federal de Contribuições Previdenciárias (Federal Insurance Contributions Act, FICA), estado civil e relocation como um todo.

Porcentagem de clientes da SIRVA que realizam ajustes de fim de ano

Procedimentos de fim de ano

O planejamento para procedimentos de folha de pagamento de fim de ano e a criação de um cronograma de fim de ano devem começar com relativa antecipação no ano — no máximo até setembro. Isso permite que as empresas tenham tempo suficiente para alocar recursos e se comunicar com os colaboradores transferidos em tempo hábil. Esse cronograma de fim de ano é elaborado para que todas as partes estejam cientes do corte de fim de ano, para que tenham tempo adequado para revisar a política estabelecida de subsídio para reajuste da base de cálculo e para que as informações da folha de pagamento sejam incluídas no ano fiscal vigente.  Algumas das ações que devem ser considerados e/ou incorporadas ao cronograma incluem:

• Estabelecer a data limite para despesas de fim de ano
• Compreender o impacto da data limite para despesas de fim de ano
• Decidir quando divulgar informações para os funcionários transferidos em relação aos procedimentos de fim de ano que descreverão o impacto do corte para despesas de fim de ano
• Estabelecer quando enviar à folha de pagamento a lista dos funcionários transferidos que estão sendo atendidos
• Determinar quando a folha de pagamento precisa do ajuste ou dos números finais da folha de pagamento
• Determinar quando uma reconciliação será realizada para garantir que todos os sistemas estejam em equilíbrio antes do encerramento do ano
• Decidir quem enviará o pacote de fim de ano que resume a atividade do ano fiscal para os funcionários transferidos – e quando isso será feito

Haverá uma pequena diferença nessas ações ao trabalhar com um prestador de serviços de relocation. Ao estabelecer o cronograma, é importante considerar as restrições de tempo e as demandas que estão afetando o funcionário transferido, bem como os departamentos de recursos humanos e de folha de pagamento. Os recursos humanos e o prestador de serviços de relocation devem trabalhar em conjunto com o departamento de folha de pagamento para transmitir todos os dados relativos e atender o cliente em comum — o funcionário transferido.

Após o final do ano da folha de pagamento, os funcionários transferidos devem receber um Relatório de imposto de relocation (Relocation Tax Report, RTR), que substitui o Formulário 4782 do IRS e mostra um resumo das despesas de relocation no ano fiscal, juntamente com outras documentações que ajudarão os funcionários transferidos e/ou os contadores dos funcionários na apresentação das declarações de imposto.

Conclusão

Além das análises regulares, há eventos únicos que podem ditar a necessidade de reavaliar um benefício de relocation. Por exemplo, a COVID-19 obrigou o governo dos Estados Unidos a declarar uma emergência nacional, implementando as disposições da Seção 139 do Código Tributário da Receita Federal. Essa seção, relacionada a pagamentos de ajuda humanitária, estabelece uma série de benefícios de ajuda não tributáveis para os funcionários que os empregadores devem conhecer, incluindo como os benefícios de relocation e ajuda devem ser classificados e tributados.

Avaliar a metodologia de subsídio para reajuste da base de cálculo anualmente é fundamental para o sucesso da política de relocation e dos resultados de recrutamento de uma empresa. Não há uma metodologia de subsídio para reajuste da base de cálculo correta; no entanto, pode haver uma metodologia mais apropriada para uma determinada empresa em um determinado momento. Uma empresa precisa entender o propósito da política de relocation e, em seguida, alinhar o recurso de subsídio para reajuste da base de cálculo fiscal com a política geral de relocation.

A SIRVA Relocation auxilia as empresas com consultas de subsídio para reajuste da base de cálculo fiscal por meio de um ou mais dos seguintes:

1. Diretor, Gestão de contas globais: o diretor pode ajudar com recomendações de subsídio para reajuste da base de cálculo ou aconselhar a empresa que é possível obter informações de outras fontes.
2. Serviços de consultoria: como parte dessa oferta, a SIRVA realiza análise comparativa das melhores práticas para garantir que a política de relocation de um cliente esteja “alinhada” com as melhores práticas e que seja competitiva com as demais.
3. Departamento financeiro: o departamento financeiro da SIRVA pode ajudar as empresas a determinar qual método funciona melhor para o negócio, em vez de impor uma fórmula ou metodologia genérica de subsídio para reajuste da base de cálculo a uma organização. O sistema da SIRVA é flexível o suficiente para lidar com o método de preferência de um cliente sem dificuldade e fornece aos nossos clientes, cessionários e departamentos de folha de pagamento os relatórios adequados em tempo hábil.
4. Consultores de relocation: os consultores de relocation da SIRVA podem ajudar os cessionários a entender a política de despesas para que eles saibam como, quando e onde solicitar reembolso.

Para obter mais informações sobre como a SIRVA pode ajudar a sua organização com práticas de subsídio para reajuste da base de cálculo, entre em contato conosco em concierge@sirva.com.

OBSERVAÇÃO: nem este artigo nem as posições ou declarações contidas neste documento podem ser invocadas de qualquer maneira por qualquer cliente ou qualquer outra pessoa ou entidade para fazer uma alegação contra a SIRVA por apresentação de informações falsas.  Este artigo é apenas para fins informativos com base na experiência da SIRVA no setor e não constitui consultoria fiscal ou jurídica por parte da SIRVA e não pode ser considerado como tal. A SIRVA não faz e não fez nenhuma declaração ou garantia quanto às questões fiscais ou legais em relação ao Programa de assistência a passivos fiscais e aos serviços a serem prestados nos termos deste, e à SIRVA não será atribuído qualquer passivo fiscal ou responsabilidade legal de qualquer empregador ou seus transferidos realocados. Além disso, como o teor do Programa muda de cliente para cliente, as informações aqui contidas podem estar sujeitas a modificações. Cada cliente deve estipular suas próprias determinações fiscais e legais com base em suas circunstâncias específicas.

Contribuidores

• Kristy Marconett, Director, Relocation Tax Services
• Jill McDonald, Director, Global Advisory Services