O que são fapiao e por que eles importam?

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Um dos elementos mais complexos da realocação na China é um “fapiao”. Na China, as faturas (ou “fapiao” em chinês) são usadas pelo governo para monitorar o imposto pago em qualquer transação. Fapiao são impressos, distribuídos e administrados pelas autoridades tributárias.  Em termos práticos, o fapiao é um recibo, criado pelo governo para comprovar o pagamento de um imposto.  A importância do fapiao é que, sem o comprovante do pagamento do imposto, uma empresa pode não conseguir deduzir a despesa associada para fins fiscais, e um indivíduo pode não conseguir fazer o pedido de restituição de despesas comerciais.

O governo chinês tributa diferentes tipos de serviços com alíquotas variadas, dependendo do local em que esses serviços são prestados. É aí que o fapiao entra. Os tipos mais comuns de fapiao incluem os de propriedades de aluguel, serviços públicos, educação, veículos, despesas médicas, treinamento e expedição. Para muitos produtos, incluindo alimentos, livros e roupas, os clientes pagam o imposto no momento da compra e não há nada a pagar em imposto extra na forma de um fapiao.  

O fapiao pode ser classificado em duas categorias principais: fapiao de IVA (imposto sobre valor agregado) geral e fapiao de IVA especial. Embora esses termos sejam muitas vezes usados de forma intercambiável, pois ambos são chamados fapiao, existem diferenças significativas entre os dois.

Primeiro, o fapiao de IVA especial pode ser usado para fins de dedução fiscal, enquanto o fapiao de IVA geral não pode. Em segundo lugar, como um fapiao de IVA especial é usado para fins de dedução fiscal, ele contém muito mais detalhes relacionados às informações do negociador, incluindo número fiscal, endereço, número de telefone e dados de conta bancária.   

As organizações que estão realocando funcionários para a China devem estar cientes dos tipos de fapiao, como obtê-los, como gerenciá-los e como atender aos requisitos de fapiao para evitar quaisquer implicações fiscais.  As empresas devem trabalhar com seu controlador financeiro interno para preparar instruções claras e detalhadas sobre o fapiao e não deixar de compartilhá-las com os funcionários e fornecedores para garantir que o fapiao possa ser emitido corretamente.

Um exemplo para ilustrar como um fapiao funciona: Um senhorio e um inquilino assinam um contrato de locação (o inquilino neste exemplo é um cliente corporativo). Os clientes pagam ao senhorio o aluguel; o senhorio leva o contrato de locação à agência tributária; a agência tributária calcula o imposto obrigatório com base no valor do aluguel; o senhorio paga o aluguel e recebe um fapiao do valor especificado; o senhorio apresenta o fapiao ao cliente; o departamento de finanças do cliente mantém o fapiao arquivado para fins de contabilidade e auditoria. 

Amostra de um fapiao

Conformidade com requisitos de fapiao

O exemplo anterior pode parecer simples, mas várias coisas podem ocorrer para complicar a conformidade. Por exemplo, a parte que recebe o pagamento (isto é, o senhorio) pode não fornecer voluntariamente ao pagador (ou seja, o cliente) o fapiao em tempo hábil. Em última análise, as organizações devem fazem um acompanhamento diligente para garantir que o fapiao seja coletado pontualmente para relatórios fiscais.

Entre os desafios adicionais que podem impedir a emissão adequada e o uso de um fapiao estão a emissão por um senhorio do tipo errado de fapiao (por exemplo, um fapiao de “serviços” em vez de um fapiao de “aluguel) ou não controle, arquivamento e processamento adequado dos fapiaos pelo cliente, o que pode acarretar litígios. Caso isso ocorra, o resultado pode ser a rejeição dos pedidos de restituição de despesas do funcionário designado pelo departamento de finanças do cliente, a negação de deduções corporativas ou outros passivos fiscais.  

Para se proteger desses desafios, as empresas devem compreender a implementação e as medidas relativas ao cumprimento dos requisitos do fapiao e entender as práticas recomendadas para mitigar os riscos associados. Um fornecedor deve entregar um fapiao que atenda a uma série de critérios para estar em conformidade. O fapiao precisa ser: 

• Emitido de acordo com a política governamental e a regulamentação financeira
• Relevante para os serviços ou produtos adquiridos (ou seja, para fins de contrato de locação, o senhorio deve emitir um fapiao na categoria “aluguel”)
• Autêntico (documentos falsificados são um risco em certas áreas)
• Completos com todas as informações necessárias e fornecidos em um período especificado

A SIRVA recomenda que os clientes documentem de forma clara as políticas, os processos, os treinamentos e as autorizações delegadas às partes interessadas e funcionários para evitar possíveis problemas. Por exemplo, se o fapiao for fornecido pelo senhorio ao cliente por meio do funcionário designado/transferido, o cliente deverá instruir o funcionário sobre o fapiao e seu processo. Qualquer incerteza relativa a quando um fapiao deve ser emitido, para onde ele deve ser enviado ou quem recebe e arquiva o documento pode levar a confusão e possíveis multas.

O tipo de fapiao mais comum e importante financeiramente em uma realocação é o usado para aluguéis de moradia.  Para garantir melhor conformidade do fapiao em acordos de locação, as empresas devem desenvolver contratos que abordem os seguintes pontos:  

• Quem deve emitir o fapiao - Os clientes devem não só determinar quem deve emitir o fapiao (ou seja, o fornecedor de serviço do cliente), mas também quem deve receber e arquivar o documento para futuros fins fiscais.
• Quando o fapiao deve ser emitido - Os clientes devem determinar quando o senhorio deve emitir o fapiao, incluindo o número de dias antes ou depois do vencimento do pagamento do aluguel. Os clientes devem também declarar que, no caso de um atraso, o cliente tem autonomia para emitir o fapiao e pagar o imposto diretamente ao governo e deduzi-lo do mês seguinte do aluguel.
• Para onde o fapiao deve ser enviado - Os clientes devem determinar para onde o fapiao deve ser enviado.

Conte com seu fornecedor de realocação

Quando se trata de fapiao, as empresas não estão sozinhas. As organizações podem procurar seus fornecedores de realocação corporativos para buscar ajuda na criação de uma política de fapiao e implementar medidas para controlar e monitorar a emissão de fapiao. 

Por exemplo, no caso de um fapiao de contrato de locação, um fornecedor de realocação com recursos de gerenciamento de fapiao pode garantir que o senhorio forneça fapiao precisos, completos e pontuais pela duração do contrato de locação. O fornecedor de realocação pode também agir como uma fonte de retenção reserva para os fapiao preenchidos caso eles sejam requisitados posteriormente. De forma mais importante, um provedor de realocação pode trabalhar com o cliente, em cada etapa, para garantir que o senhorio esteja seguindo o processo estabelecido no contrato de locação e auxiliar ou fornecer orientação quando necessário.  

Os fapiao são uma parte única do processo de gestão de despesas na China.  O trabalho com um provedor de realocação com experiência local no gerenciamento de fapiao reduz a carga e o risco potencial sobre o cliente e o funcionário.  Isso também ajuda a enfrentar um processo importante e detalhado com requisitos de conformidade muito específicos para alcançar os benefícios fiscais adequados para empresas com funcionários afetados na China.

Para obter mais informações ou para obter ajuda com a criação de uma política de fapiao e/ou a implementação de medidas, entre em contato conosco pelo e-mail concierge@sirva.com.

Interessado na diferença entre E-Fapiao e Fapiao físico? Confira nosso blog, “E-Fapiao”: qual é a diferença em relação ao “fapiao” impresso?

Colaboraram:

Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC and Middle East

Lisa Marie DeSanto,Content Marketing Manager

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