Mise à jour sur le Coronavirus: Sensibilisation et conseils relatifs à la mobilité

Au fur et à mesure que le monde entier observe le développement et la réponse internationale au coronavirus (COVID-19), SIRVA et ses employés souhaitent tenir leurs clients informés de l’impact de ce problème sur la mobilité et partager les dernières recommandations fournies par l’organisme Worldwide ERC sur les mesures que les employés peuvent prendre concernant leur santé et leur sécurité. Le 1er janvier de cette année, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré le virus comme Urgence de santé publique de portée internationale^. En conséquence, les responsables de la mobilité et des RH sont encouragés à prendre des mesures pour informer et protéger leurs employés du point de vue sanitaire et sécuritaire pendant cette période critique.

Santé et sécurité

L’article de Worldwide ERC fournit aux lecteurs une liste de sources d’information crédibles concernant le virus et des informations précieuses sur l’hébergement des voyageurs et la délocalisation des personnes dont les projets ont été affectés par la récente épidémie.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire l’article de Worldwide ERC, Mesures de santé et de sécurité pour les employés pendant l’épidémie de coronavirus.

Pour un suivi à jour, le Centre Johns Hopkins pour la science des systèmes et l’ingénierie a créé – et actualise régulièrement – un tableau de bord en ligne avec des statistiques concernant les cas avérés de virus et la géolocalisation planétaire de l’apparition de ces cas.

Coronavirus: Son impact sur les priorités et la mobilité des entreprises

Les entreprises sont confrontées à des défis importants qui résultent de ce problème de santé de portée internationale, de la mise en place de procédures de travail à distance en vue d’étudier et de renforcer la gestion des flux de trésorerie. Ci-dessous, nous examinons les impacts et certaines des meilleures pratiques pour les fonctions clés de la mobilité mondiale alors que le coronavirus est une source de préoccupation.

Visa et immigration

Toutes les présentations physiques de documents papier liés au renouvellement et à l’annulation de permis de travail à Shanghai ont été suspendues. Ces demandes doivent être traitées uniquement en ligne, accompagnées d’une lettre d’engagement fournie par l’employeur chinois. Pékin a également mis en place une procédure de soumission en ligne et de lettre d’engagement pour les renouvellements et annulations de permis de travail.

Compte tenu de la gravité du COVID-19, les autorités chinoises de l’immigration prennent des mesures pour perturber le moins possible les mouvements d’entrée et de sortie des ressortissants étrangers. Les ressortissants étrangers sont fortement encouragés à tenir compte des risques sanitaires et des avertissements aux voyageurs avant de prendre leurs décisions en matière de visa et d’immigration. Les personnes dont les demandes de visa et d’immigration sont concernées pendant cette période sont encouragées à contacter leur prestataire d’immigration pour obtenir de l’aide.

Les gouvernements du monde entier ont également mis en place des restrictions d’immigration et d’entrée afin d’endiguer la propagation du COVID-19.

À Singapour, le ministère de la Main-d’œuvre a imposé un certain nombre de restrictions, notamment:

Les nouvelles demandes de permis de travail pour les travailleurs étrangers issus de Chine continentale seront rejetées jusqu’à nouvel ordre.
Depuis le 31 janvier 2020, tous les employés arrivant de Chine continentale (à l’exception de la province du Hubei) doivent prendre un congé de confinement (LOA, Leave of Absence) de 14 jours, au cours duquel les employés doivent rester à la maison, minimiser le contact avec les autres et surveiller de près leur santé à leur retour à Singapour. De plus, les titulaires d’un permis de travail ayant voyagé en Chine continentale dans les 14 jours qui précèdent leur arrivée à Singapour peuvent être contactés par le ministère de la Main-d’œuvre par SMS, appels vidéo ou inspections pour vérifier l’emplacement du travailleur.

Tous les employés ayant effectué récemment un voyage dans la province du Hubei (dans les 14 jours qui précèdent leur arrivée à Singapour) doivent être mis en quarantaine à leur domicile ou dans d’autres structures appropriées.

Les employeurs ayant des employés étrangers ou des personnes à charge, qui ont été en Chine continentale (en dehors du Hubei) au cours des 14 derniers jours, doivent obtenir une approbation du ministère singapourien de la main-d'œuvre (MOM) via une i nstallation en ligne avant que leurs employés puissent commencer leur voyage à Singapour. Cette autorisation n’est toutefois pas garantie. Dans une publication Facebook du vendredi 14 février 2020, Josephine Teo (ministre de la Main-d’œuvre et deuxième ministre de l’Intérieur) a déclaré ce qui suit concernant l’obligation d’obtenir une autorisation avant de se rendre à Singapour:

«Au cours de la première semaine de mise en œuvre, nous avons approuvé environ 200 demandes par jour pour des arrivées prévues. Au cours de la même période, nous avons rejeté environ 400 demandes par jour.

Les deux principales raisons justifiant le rejet des demandes sont la nécessité d’échelonner le retour des employés à Singapour, et le fait que les employeurs ne peuvent pas prendre les dispositions nécessaires d’hébergement pour que les travailleurs qui rentrent puissent respecter le congé de confinement (LOA, Leave of Absence).»

Les entreprises doivent donc en tenir compte lors de la phase de programmation et faire preuve de souplesse dans l’organisation des voyages.

À Hong Kong, une quarantaine obligatoire de 14 jours a été imposée à toute personne arrivant de Chine continentale. De plus, les autorités d’immigration a réduit ses activités, limitées à la section des renouvellements acceptant les demandes.

Comme les réponses des autorités restent extrêmement fluctuantes, il faut s’attendre à de fréquents changements dans la politique et les procédures de visa et d’immigrations. Les entreprises qui déploient des employés en Chine continentale ou à l’étranger devront en tenir compte.

Déménagement de biens ménagers

Les expéditions continueront à être retardées en raison du retard accumulé depuis le Nouvel An lunaire, suivi du COVID-19. Les lignes maritimes ont réduit leur fréquence. Selon le Wall Street Journal, cinquante traversées de navires ont été annulées depuis fin janvier, ce qui retardera les importations de marchandises conteneurisées à destination des États-Unis et de l’Europe. Ces retards ont été causés par une réduction de la production industrielle et par l’impossibilité de faire circuler le fret en Chine, à destination et en provenance des ports. Il en résulte un ralentissement des importations et exportations de biens ménagers dont le service est assuré dans des conditions normales. En outre, selon les prévisions Lloyd’s List, de nombreux conducteurs et travailleurs ont été empêchés de retourner sur leur lieu de travail en raison de restrictions de voyage et des règlements de quarantaine appliqués par les autorités. Les autoroutes, les voies de transport public et les villes sont également actuellement soumises à des contrôles. Les entreprises de déménagement sont confrontées à des défis majeurs dans le sillage de ces circonstances, outre le fait que de nombreux bâtiments et immeubles en copropriété/appartements ne permettent pas aux travailleurs extérieurs et aux véhicules d’entrer. En raison de ces complications, les entreprises et leurs employés délocalisés doivent s’attendre à ce qui suit:

Les services de déplacement fonctionneront en capacité restreinte par rapport aux conditions normales de service.
L’emballage et la livraison seront soumis à l’autorisation de chaque Responsable de gestion immobilière (Management Corporation Strata Title, MCST) – la personne ou l’entreprise désignée pour gérer le bien immobilier. SIRVA et ses marques de déménagement travailleront avec les expéditeurs et collaboreront avec les propriétaires et/ou les responsables de gestion immobilière pour les autorisations.
Les retards dans l’emballage ou la livraison peuvent entraîner des frais supplémentaires au niveau du port, surestarie et stockage, etc.
Les envois d’exportation qui nécessitent les documents originaux du client peuvent nécessiter un délai de retour plus long, ce qui pourrait entraîner des retards de départ. Certaines sources indiquent que la documentation est demandée via des portails en ligne.
Les retards dans l’expédition des importations au niveau du dédouanement peuvent entraîner des frais supplémentaires au niveau du port.
Le camionnage national est actuellement soumis à des restrictions de voyage et à des règles de quarantaine.
Tout le personnel de déménagement nécessaire est sous réserve de disponibilité.

Allied Pickfords continuera à prendre des mesures de précaution, notamment en utilisant les masques recommandés, en évaluant l’état de santé du personnel, en effectuant des contrôles de température et en utilisant du désinfectant.

Services à destination

Conseils aux établissements scolaires – universitaires: Les écoles internationales et locales de Chine continentale resteront fermées jusqu’à la fin du mois de février, tandis que de nombreuses universités britanniques ont retardé le retour de leurs universitaires et de leurs étudiants sur leurs campus chinois au 2 mars. La Commission chinoise de l’éducation (China Education Commission, CEC) se prononcera sur la réouverture des écoles dans les semaines à venir. Le Bureau de l'éducation (EDB) de Hong Kong a également annoncé que toutes les écoles resteraient suspendues et que les cours ne reprendraient pas avant le 16 mars 2020 (cette date de reprise des cours étant soumise à une évaluation plus approfondie). Ils ont adopté une gamme d'outils en ligne pour continuer à apprendre.

Services de recherche d’un logement, de découverte des environs et d’installation: Comme de nombreux immeubles et lotissements ont interdit ou restreint l’entrée des non-locataires, la recherche de logement, de découverte des environs et d’installation a été reportée. Notre équipe en charge des services à destination travaille en étroite collaboration avec les entreprises pour retarder les projets et se concentrer sur les services de départ des expatriés rentrant dans leur pays d’origine. Les services à destination, à distance, ont également été mis en place pour aider les expatriés qui restent en Chine continentale. Par exemple en s’occupant des formalités sur place imposées par leur société de gestion immobilière, en faisant les courses et en coordonnant les communications avec les autorités locales.

Meilleures pratiques de délocalisation

Alors que nous sommes confrontés aux défis de notre économie mondiale, les entreprises doivent continuer à faire preuve de souplesse et de vigilance. En tant que leader mondial de la mobilité, SIRVA travaille en étroite collaboration avec ses clients et sa chaîne d’approvisionnement afin d’établir des canaux de communication efficaces et de soutenir leurs plans de continuité d’activité (business contingency planning, BCP), notamment:

Suivre et signaler les employés dans tous les sites concernés
Fournir des analyses de coûts et examiner les prochaines étapes de la délocalisation des employés affectés et l’entrée sur de nouveaux marchés
Fournir des analyses comparatives (étalonnage) sur la façon dont les entreprises anticipent l’impact sur leur programme de mobilité des talents
Offrir un service d’aide au rapatriement
Tenir au courant de l’évolution des protocoles pour toutes les réunions en face à face avec les expatriés

Jusqu’à ce que le virus soit entièrement maîtrisé, il est conseillé aux entreprises d’être informées à tout moment de l’emplacement géographique leurs employés et de maintenir une communication claire avec eux concernant les mises à jour, les protocoles de l’entreprise, les ressources et les étapes à venir. Alors que les interdictions et les restrictions de voyage continueront d’avoir un impact sur la délocalisation des employés, des résidents des régions touchées et des prestataires de services à destination, SIRVA encourage les entreprises à travailler en étroite collaboration avec leurs gestionnaires de compte pour faire face aux complexités et aux préoccupations liées au coronavirus et pour tenir leurs employés informés de leur santé et de leur sécurité.