Éviter le terrier du lapin : Une meilleure solution pour établir une demande de proposition (RFP) de relocation
Si vous cherchez sur Internet des « conseils afin de rédiger une demande de proposition (RFP) », vous obtiendrez plus de 1 500 000 résultats qui vous inonderont d’informations et d’expertise provenant de diverses sources : des sociétés de sourcing et des rédacteurs professionnels aux acheteurs de technologies de l’information. Comment quelque chose qui semble si simple peut-il générer autant d’opinions ? Et pourquoi le processus semble-t-il si difficile, avec autant d’obstacles ? En particulier, réaliser une demande de proposition (RFP) (également appelé « appel d’offres») pour des services de relocation ou le déménagement de biens ménagers peut être difficile pour les équipes chargées de la mobilité et d’approvisionnement. Nous discuterons ci-dessous de certains de ces défis, ainsi que de la solution innovante de SIRVA apportée à ce processus très complexe.
Objectif simple - Processus complexe
Le principe général qui sous-tend une demande de proposition (RFP) simple :
Étape 1 : Poser des questions
Étape 2 : Obtenir des réponses
Étape 3 : Comparer les prestataires et faire un choix
Cependant, si vous avez déjà établi ou répondu à une demande de proposition (RFP)/un appel d’offres, ou si vous avez déjà pensé à mettre en œuvre le processus dans votre entreprise, vous êtes probablement tombé dans le même terrier de lapin que beaucoup de nos clients et prospects : Commencez à gratter la surface du processus et vous découvrirez rapidement que des complications et des complexités inattendues peuvent faire dévier votre projet à chaque instant.
SIRVA répond chaque année à de nombreuses demandes de proposition (RFP) et demandes d’information (RFI). Pour certaines entreprises, le processus de sourcing est réalisé en quatre à six semaines seulement. Nous en avons vu d’autres entreprises dont les initiatives en matière de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres ont pris plusieurs années, souvent sans aucun résultat. Dans l’intervalle, en moyenne, 9 % des demandes de proposition (RFP)/des appels d’offres, que nous recevons chaque année, sont finalement oubliés par les acheteurs pour une raison ou une autre.
Il n’existe pas beaucoup de données chiffrées sur le temps et le coût nécessaires à la réalisation d’une demande de proposition (RFP)/d’un appel d’offres de relocation. Cependant, Une étude récente au sein de l’industrie informatique a indiqué qu’en moyenne, les entreprises investissent 4800 heures cumulées dans la recherche de nouveaux systèmes informatiques. Pour cette industrie, cela équivaut à 2,3 employés à temps plein, soit annuellement plus de 300 000 dollars. Ces résultats sont encore plus préoccupants si nous considérons que, lors de l’enquête, les acheteurs de technologies de l’information ont déclaré que moins de 60 % de leurs objectifs étaient effectivement atteints par le processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres.
Les technologies de l’information sont l’un des seuls secteurs à offrir des données exhaustives sur le processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres. Cela est probablement dû au fait que les acheteurs utilisent depuis très longtemps les demandes de proposition (RFP) afin d’acheter des solutions informatiques. Par ailleurs, le processus d’achat dans le segment informatique est souvent complexe et long et de nombreux experts du secteur ont ainsi passé énormément de temps à essayer de trouver des moyens plus rapides et plus efficaces afin de mener à bien le processus.
Si vous considérez que l’informatique est un achat quelque peu tangible, vous pouvez imaginer à quel point l’approvisionnement en services de relocation peut être plus compliqué. Qu’il s’agisse de l’achat de logiciels ou de systèmes, les offres informatiques portent généralement sur des produits bien définis dont les résultats sont faciles à valider. À l’inverse, les acheteurs de relocation achètent un service « immatériel » qui se compose de nombreuses parties intégrées. Il peut être difficile de déterminer les paramètres du fournisseur idéal. Même au sein d’une même entreprise, les différentes acteurs auront des points de vue différents sur les critères les plus importants. Cette combinaison de facteurs peut rendre le processus difficile et souvent éprouvant.
Comment les entreprises tentent-elles de gérer le processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres de relocation
Les entreprises, qui anticipent la complexité du processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres utilisent en général l’une des deux méthodes suivantes afin de rationaliser et d’accélérer le processus. Chacune de ces méthodes présente des avantages et des inconvénients :
- Utilisation de questionnaires échantillons des fournisseurs de relocation : Pour que le processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres fonctionne réellement au niveau de la relocation, la demande de proposition (RFP)/l’appel d’offres doit isoler et extraire les caractéristiques et les qualifications spécifiques qui font qu’un fournisseur est celui qui convient. L’utilisation de questionnaires échantillons provenant de fournisseurs ou de sources en ligne peut accélérer le processus d’établissement de la demande de proposition (RFP)/d’appel d’offres. Cependant, cette méthode a ses inconvénients. Chaque entreprise a des objectifs uniques et des besoins très spécifiques et l’utilisation d’un modèle ou d’un questionnaire générique ne permettra donc pas nécessairement d’isoler les informations les plus importantes pour chaque entreprise. En fait, cela permet souvent d’obtenir en retour beaucoup d’informations non essentielles des fournisseurs. En somme, le raccourci prévu peut engendrer plus de travail, car les acteurs peuvent se retrouver contraints de passer au crible un nombre excessif d’informations. De nombreuses entreprises l’ont souvent constaté : cela se traduit souvent par l’envoi de questions de suivi supplémentaires qui devront être examinées plus attentivement, et/ou par la réalisation de plusieurs cycles d’évaluation afin de réduire efficacement le nombre de fournisseurs.
- Embaucher des consultants du secteur afin d’élaborer et de gérer le processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres : Le recours à des consultants du secteur peut être une méthode efficace afin de mener un processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres, car leur expérience contribue à garantir que votre demande parvient aux bons fournisseurs et couvre les bons sujets. Idéalement, faire appel à un consultant permet d’alléger la charge administrative liée à l’exécution de la demande de proposition (RFP)/l’appel d’offres et fournit une orientation professionnelle lors de l’évaluation des fournisseurs. Toutefois, pour que votre demande de proposition (RFP)/appel d’offres puisse véritablement identifier les partenaires appropriés, un consultant aura encore besoin d’une période de temps importante et de la contribution de vos principaux acteurs. La seule façon de garantir que le (la) consultant(e) identifie le bon fournisseur pour vous est de veiller à ce qu’il (elle) comprenne les objectifs, les processus internes et la culture de votre entreprise. Ces mêmes acteurs devront également fournir une évaluation des réponses des fournisseurs, sous une quelconque forme, afin d’assurer l’harmonisation. Ainsi, si le leadership et l’expertise d’un consultant peuvent faire gagner du temps en termes de gestion des activités administratives, cela ne supprimera pas nécessairement la nécessité pour vos acteurs de se préparer et de participer au processus.
La réponse de SIRVA à ce problème : Simplifier le processus avec notre boîte à outils de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres
Afin de soutenir les entreprises dans leurs efforts de développement des demandes de proposition (RFP)/des appels d’offres de relocation, SIRVA a développé une boîte à outils de demandes de proposition (RFP) qui offre aux acheteurs de mobilité une voie économique plus rapide, plus directe et plus efficace afin d’atteindre des résultats objectifs. La boîte à outils offre une fonctionnalité robuste afin de guider les acheteurs à travers chaque étape du processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres. Avec la boîte à outils de demandes de proposition (RFP) de SIRVA, les utilisateurs ont la possibilité :
- de déterminer les principaux domaines que l’entreprise tente de corriger en lançant une demande de proposition (RFP)/un appel d’offres
- d’identifier les qualifications des fournisseurs qui sont les plus importantes pour le succès du programme de leur entreprise
- de déterminer les bonnes questions à poser afin d’obtenir des informations ciblées qui seront nécessaires pour évaluer les capacités des prospects
- de passer rapidement du développement à la distribution de l’ensemble des demandes de proposition (RFP)/ des appels d’offres
- de réaliser une évaluation de toutes les réponses sur la base de mesures afin de déterminer les meilleurs partenaires potentiels et d’avancer dans le processus d’évaluation
La boîte à outils de demandes de proposition (RFP) de SIRVA permet aux utilisateurs de produire rapidement un document de demande d’information (RFI) ou un document de demandes de proposition/d’appels d’offres personnalisé. Il suffit aux utilisateurs de fournir quelques informations de base sur le programme et les objectifs de leur entreprise. La boîte à outils utilise ensuite ces informations afin de filtrer la base de données interne de plus de 1 100 questions relatives à la mobilité, en ne renvoyant que les questions qui correspondent aux critères de qualification de chaque utilisateur.
Puis, la boîte à outils place ces questions dans un document personnalisable qui peut être inclus comme questionnaire pour une demande d’information ou une demande de proposition (RFP)/un appel d’offres. L’outil fournit également des documents standard, tels que des instructions relatives aux réponses, des modèles de tarification et des informations standard sur la confidentialité qui peuvent être inclus dans la demande de l’utilisateur. La boîte à outils de demandes de proposition (RFP) permet aux entreprises de soumissionner en une heure seulement avec un ensemble de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres ciblés et professionnels.
Néanmoins, la boîte à outils fait plus que simplement permettre aux utilisateurs de recueillir des réponses à leurs questions. Son nouvel outil d’analyse des fournisseurs permet aussi aux équipes de sourcing d’évaluer et de noter rapidement les capacités des fournisseurs en fonction des critères qu’elles considèrent comme les plus importants pour la réussite de l’entreprise. En enregistrant ces évaluations côte à côte, toutes les réponses des fournisseurs peuvent être comparées et évaluées comme « des pommes pour des pommes », ce qui donne une grille de notation simple et non discriminatoire indiquant clairement comment se place chaque fournisseur par rapport aux autres. Cette partie de l’outil soutient les décisions d’achat du comité, car les acteurs de l’entreprise peuvent évaluer l’ensemble du document de réponse ou seulement un sujet donné.
Un meilleur outil pour de bons résultats
La réussite des programmes de relocation dépend de la réussite du partenariat entre les équipes de mobilité interne et leurs partenaires et beaucoup de choses sont ainsi en jeu lors de l’élaboration et de l’exécution d’une demande de proposition (RFP)/d’un appel d’offres. En utilisant la boîte à outils de demandes de proposition (RFP) de SIRVA, les utilisateurs peuvent maximiser leur temps et leurs efforts et minimiser le stress associé au processus de demandes de proposition (RFP)/d’appels d’offres. Les utilisateurs peuvent veiller à ce que leur entreprise pose les bonnes questions qui, au final, conduisent au bon résultat.
Pour obtenir plus d’informations sur les défis et les meilleures pratiques associés à la réalisation d’une demande de proposition (RFP)/d’un appel d’offres, lisez notre récent livre blanc, Meilleures pratiques, défis et solutions pour la réalisation d’une demande de proposition de mobilité. Pour obtenir un exemplaire gratuit de notre boîte à outils de demandes de proposition (RFP) ou pour obtenir plus d’informations, contactez-nous à l’adresse concierge@sirva.com.
APPRENDRE ENCORE PLUS:
Les 7 étapes d’une demande de proposition RFP/d’un appel d’offres
Contributeurs :
Dee Koharchik | Directeur de la stratégie commerciale
Lisa Marie DeSanto | Responsable du marketing de contenu
Pour plus d’informations, veuillez voir la clause de non-responsabilité du blog de SIRVA.
