Aide à l’assujettissement fiscal pour les employés mutés

Aide à l’assujettissement fiscal, appelée également majoration, représente souvent les frais les plus importants qu’une entreprise peut engager, suivi par la vente des biens immobiliers (maison) et des biens ménagers. La majoration peut être décrite comme un remboursement d’impôt estimé, payé par l’employeur pour le compte d’un employé muté, pour couvrir l’assujettissement fiscal supplémentaire redevable par une personne mutée dans le cadre d’une délocalisation aux États-Unis.

Comme la plupart des frais de délocalisation doivent être ajoutés aux revenus déclarés par un employé muté et sont soumis à des retenues fiscales, l’assujettissement fiscal d’une personne mutée peut augmenter si l’organisation rembourse ou paie ces coûts pour le compte de la personne mutée. La majoration vise à compenser cet assujettissement fiscal supplémentaire. Bien qu’il n’existe aucune loi exigeant qu’une société fournisse une majoration aux employés mutés, presque tous les clients de SIRVA incluent une aide à l’assujettissement fiscal dans leurs politiques de délocalisation. L’aide peut être calculée par l’entreprise ou par l’intermédiaire de la société de gestion de la délocalisation (RMC) sélectionnée. Le montant de la majoration fiscale sera versé par l’entreprise, directement à l’agence fiscale appropriée et déclaré comme impôts retenus à la source sur les employés avec le formulaire W-2 (déclaration de salaire et d’impôts).

Une fois qu’une entreprise détermine les frais pour lesquels elle souhaite accorder une aide fiscale, elle doit décider de la manière dont elle va majorer les frais: en une seule ou plusieurs fois, ou plus communément: «impôt sur l’impôt». La méthode d’impôt sur l’impôt est utilisée le plus souvent, car lorsqu’une entreprise offre une majoration, elle paie l’assujettissement fiscal de l’employé muté et le paiement de l’impôt lui-même crée un revenu imposable supplémentaire, qui est alors soumis à l’impôt sur le revenu.

Fourniture de la majoration: En interne ou via une RMC

Le tableau ci-dessous met en évidence un certain nombre de facteurs à prendre en compte lors de la sélection d’un fournisseur pour l’externalisation des frais et l’élaboration et l’administration de politiques de majoration.

Critères pour la sélection d’un consultant en politique de frais et de majoration

Déterminer qui doit analyser la méthodologie de majoration d’une entreprise est une décision très importante. Qu’une entreprise maintienne cette fonction au sein de son organisation ou décide de l’externaliser à un(e) tiers/RMC, il est important de reconnaître la complexité de la majoration et de rechercher des individus ou un prestataire ayant l’expérience et les compétences nécessaires pour présenter une vision stratégique de la méthodologie de délocalisation globale. Même si les compétences techniques résident en interne, ces personnes n’ont pas toujours le temps et l’étendue de l’expérience nécessaires pour mener un examen approfondi.

Méthodologies d’aide fiscale (majoration)

Les principales méthodes de majoration:

Méthode supplémentaire:

L’approche la plus couramment utilisée, les entreprises qui utilisent la méthode supplémentaire calculent le total des impôts redevables par l’employé muté en utilisant le barème des taux supplémentaires de l’IRS. Cette option ne prend pas en compte la suppression progressive des déductions, exemptions et crédits enfant.

Méthode marginale:

Les entreprises qui utilisent la méthode marginale calculent le revenu imposable estimé de l’employé muté avant ou après avoir reçu le remboursement des frais de délocalisation. L’entreprise compare ensuite le revenu imposable estimé aux barèmes d’imposition de l’IRS. Le barème d’imposition est ensuite utilisé pour déterminer le montant de l’aide fiscale pour cette dépense. Le taux d’imposition ne changera pas pour les frais et n’est donc pas combiné.

Méthode statutaire ou déclaration fiscale:

Les entreprises qui utilisent la méthode statutaire ou de déclaration fiscale calculent ce que serait la déclaration fiscale de l’employé muté avant et après avoir reçu le remboursement des frais. La différence entre les deux calculs est la majoration. Cette méthode se traduira par un taux d’imposition mixte et prendra en compte la suppression progressive des déductions, exonérations et crédits enfant.

Méthode forfaitaire:

Les entreprises qui utilisent la méthode forfaitaire déterminent un pourcentage fixe à utiliser dans le calcul de l’aide fiscale. Cette option ne prend pas en compte les déductions, exemptions ou crédits enfant.

Approches de majoration utilisées par les clients de SIRVA

Lors du choix d’une méthodologie, les décideurs doivent prendre en compte les éléments suivants:

• Salaires annualisés
• Majoration d’impôt sur l’impôt
• Statut de déclaration des employés
• Gestion des retenues de sécurité sociale
• Dettes fiscales locales
• Autorités fiscales à inclure dans le calcul de la majoration
• Primes, incitations et autres revenus à inclure
• Revenus en sus du salaire du salarié muté (par ex., revenus du conjoint)
• Si un employé muté fait le détail ou utilise la déduction standard

Quels avantages sont généralement majorés?

La plupart des prestations de délocalisation sont généralement majorées à moins qu’elles ne soient exonérées d’impôts/non déclarables (par ex., la vente d’une maison par l’intermédiaire d’une RMC, le prêt sans coût de clôture par l’intermédiaire de SIRVA, le prêt hypothécaire SIRVA Mortgage ou la franchise fiscale, certains doublons de frais de logement).

Les prestations de délocalisation suivantes peuvent ou non être majorées, selon la préférence de l’entreprise.  D’après les statistiques de la base de données des politiques des clients de SIRVA, voici les tendances qui se profilent à l’horizon de 2021:

Frais habituellement majorés

• Aide de perte à la vente: 91% majorent ces frais.
• Abattement pour frais divers: 61% majorent ces frais. Par le passé, une majorité des organisations ne majorait pas ces frais, bien qu’il ait été constaté que les employés observaient souvent le montant qui serait fourni dans leur politique et ne se rendaient pas compte que des impôts seraient prélevés. Beaucoup de ces personnes ont été frustrées lorsque le montant qu’elles ont réellement reçu s’est avéré inférieur aux prévisions. C’est pourquoi l’aide fiscale est aujourd’hui la plus courante.
• Abattements forfaitaires:
  • Si le montant forfaitaire s’inscrit dans le cadre d’une politique de délocalisation, 85% majorent ces frais.
  • Si le montant forfaitaire est destiné à aider à couvrir tous les frais de délocalisation, 86% majorent ces frais.

Frais typiquement non majorés

• Aide aux zones à coût élevé (indemnités de coût de vie, allocations logement, etc.): 83% ne majorent pas ces frais.
• Incitation à la vente d’une maison/Bonus: 96% ne majorent pas ces frais.

Comptes à rebours

Les ajustements (true ups) de fin d’année sont des ajustements fiscaux de délocalisation effectués à la fin de l’exercice fiscal d’une entreprise. Ces ajustements sont les différences entre les impôts retenus tout au long de l’année et ceux qui auraient dû être retenus sur la base des changements de salaire, du régime FICA, du statut de la déclaration et de la délocalisation dans son ensemble.

Pourcentage des clients de SIRVA effectuant des ajustements de fin d’année

Procédures de fin d’année

La programmation des procédures de paie de fin d’année et la création d’un calendrier de fin d’année devraient commencer relativement tôt dans l’année, au plus tard en septembre. Cela permet à une entreprise de disposer de suffisamment de temps pour allouer des ressources et communiquer avec les collaborateurs mutés en temps opportun. Ce calendrier de fin d’année est construit de sorte que toutes les parties soient informées de la date limite de fin d’année, qu’elles aient suffisamment de temps pour examiner la politique de majoration établie, et que les informations de paie soient incluses dans l’année fiscale en cours.  Certains des éléments d’action qui doivent être pris en compte et/ou intégrés dans le calendrier comprennent:

• Établir la date butoir des frais de fin d’année
• Comprendre l’impact de la date butoir des frais de fin d’année
• Décider quand diffuser les informations aux employés mutés, par rapport aux procédures de fin d’année qui décriront l’impact de la clôture des frais de fin d’année
• Déterminer quand envoyer la liste des employés mutés au service de paie
• Déterminer quand le service de paie a besoin du chiffrage définitif ou des ajustements de paie
• Déterminer quand un rapprochement sera effectué pour s’assurer que tous les systèmes sont en équilibre avant la clôture de l’année
• Décider qui enverra le dossier de fin d’année qui résume l’activité de l’année fiscale aux employés mutés et quand

Ces mesures diffèrent légèrement lorsque vous travaillerez avec un prestataire de services de délocalisation. Lors de l’établissement du calendrier, il est important de tenir compte des contraintes de temps et des exigences qui affectent à la fois l’employé muté et les services des ressources humaines et de la paie. Les ressources humaines et le prestataire de services de délocalisation doivent travailler main dans la main avec le service de la paie pour transmettre toutes les données relatives et servir le client commun (l’employé muté).

Après la fin de l’année de paie, les employés mutés doivent recevoir un rapport d’impôt sur la délocalisation (RTR - Relocation Tax Report), qui remplace le formulaire IRS 4782 et présente un résumé des frais de délocalisation pour l’année fiscale, ainsi que d’autres documents qui aideront les employés mutés et/ou les attachés fiscaux des employés à remplir leurs déclarations fiscales.

Conclusion

En plus des révisions régulières, il existe des événements ponctuels qui peuvent dicter la nécessité de réévaluer une indemnité de délocalisation. Par exemple, la COVID-19 a entraîné la déclaration par le gouvernement des États-Unis d’une urgence nationale, mettant en œuvre les dispositions de la Section 139 du Code des impôts sur les revenus domestiques. Cette section, relative aux paiements d’aide aux victimes de catastrophes, fournit une gamme d’indemnités non imposables pour les employés dont les employeurs doivent avoir connaissance, y compris la manière dont les prestations de délocalisation et d’exonération doivent être classées et taxées.

L’évaluation annuelle de la méthodologie de la majoration est essentielle à la réussite de la politique de délocalisation d’une entreprise et aux résultats du recrutement. Il n’existe pas de méthodologie de majoration exacte; cependant, il peut y avoir une méthode plus appropriée pour une entreprise donnée à un moment donné. Une entreprise doit comprendre l’intention de la politique de délocalisation, puis aligner la fonction de majoration fiscale sur la politique de délocalisation globale.

SIRVA Relocation aide les entreprises à répondre aux demandes de renseignements sur la majoration fiscale par l’intermédiaire d’un ou plusieurs des éléments suivants:

1. Director, Global Account Management: Le directeur peut donner son avis sur les recommandations de majoration ou peut informer l’entreprise que des informations peuvent être obtenues auprès d’autres sources.
2. Services-conseils: Dans le cadre de cette offre, SIRVA effectue une analyse d’étalonnage des meilleures pratiques pour s’assurer que la politique de délocalisation d’un client est à la fois alignée sur les meilleures pratiques et compétitive par rapport aux autres.
3. Service financier: SIRVA Finance peut aider une entreprise à déterminer la méthodologie qui lui convient le mieux et n’oblige pas une organisation à adopter une formule ou une méthode de majoration générique. Le système de SIRVA est suffisamment flexible pour gérer la méthode préférée d’un client sans difficulté et fournit à ses clients, aux employés mutés et aux services de paie les rapports appropriés en temps opportun.
4. Consultants en délocalisation (Relocation Consultants): Les consultants en délocalisation de SIRVA peuvent aider les employés mutés à comprendre la politique de frais, afin qu’ils sachent comment, quand et où demander un remboursement.

Pour en savoir plus sur la manière dont SIRVA peut aider votre organisation à mettre en place des pratiques de majoration, veuillez nous contacter à l’adresse concierge@sirva.com.

ANNOTATION: Ni le présent article, ni les positions ou déclarations contenues dans les présentes ne peuvent être invoqués de quelque manière que ce soit par un client ou toute autre personne ou entité pour faire valoir une réclamation contre SIRVA pour fausse déclaration.  Cet article est publié à titre d’information et est uniquement basé sur l’expérience de SIRVA dans le secteur et ne représente pas les conseils fiscaux ou juridiques de SIRVA et ne peut être invoqué en tant que tel. SIRVA ne fait et n’a fait aucune déclaration ou garantie quant aux questions fiscales ou juridiques entourant le Programme d’aide à l’assujettissement fiscal et les services à fournir en vertu de ce dernier, et SIRVA ne peut être tenue pour responsable de toute responsabilité fiscale ou légale par un employeur ou ses employés délocalisés. En outre, à mesure que les éléments du Programme changent d’un client à l’autre, les informations contenues dans le présent document peuvent faire l’objet de révisions. Chaque client doit prendre ses propres décisions fiscales et juridiques en fonction de ses circonstances particulières.

Contributeurs

• Kristy Marconett, Director, Relocation Tax Services
• Jill McDonald, Director, Global Advisory Services